Wat kost maatwerk software in 2026?

Wie zoekt wat maatwerksoftware kost, vindt bedragen van een paar duizend euro tot ver boven de honderdduizend. Dat helpt weinig als je wilt weten waar je zelf aan begint. Het verschil zit vooral in het werk dat je niet ziet, vóór en na het bouwen. Hieronder zetten we de bedragen uit de markt op een rij, en leggen we uit waar ze vandaan komen.

Wat kost maatwerk software?

Maatwerksoftware kost in 2026 volgens Nederlandse softwarebedrijven tussen de €5.000 voor een klein, afgebakend project en €100.000 of meer voor een groot systeem. De bedragen hieronder vonden we bij andere Nederlandse softwarebedrijven, die ze op hun eigen site publiceren. Iedere aanbieder bakent een project op een eigen manier af, dus gebruik ze als richting.

Een systeem voor orderverwerking kost bij de ene aanbieder rond de €13.000, terwijl een vergelijkbare "bedrijfsapplicatie" bij een andere tussen de €25.000 en €75.000 ligt. Dat verschil komt grotendeels door wat er in de prijs zit: hoeveel onderzoek vooraf, hoeveel koppelingen, en of er rekening is gehouden met gebruikersacceptatie. Dat laatste is de vraag of medewerkers het systeem straks ook echt gaan gebruiken.

Achter al die bedragen zitten uren. Een zelfstandige softwareontwikkelaar rekent in 2026 gemiddeld €94 per uur exclusief btw, volgens onderzoek van Knab onder ruim 20.000 zzp'ers. Bureaus noemen op hun sites tarieven van ongeveer €90 tot €160 per uur.

Waarom wat je ziet maar een klein deel van de prijs is

Wat je van software ziet, zoals de knoppen, de lijsten en de invulvelden, is het laatste stuk van het werk, en zeker niet het grootste. Veel mensen zien alleen dat eindresultaat en koppelen daar een prijs aan. Voordat de software er zo uitziet, moet eerst duidelijk zijn wat het systeem moet doen. Dat betekent onderzoek, gesprekken met de mensen die er straks mee werken of er belang bij hebben, en een ontwerp. Pas daarna wordt het gebouwd.

Een webwinkel als bol.com is daar een herkenbaar voorbeeld van. Een productpagina oogt eenvoudig: een foto, een prijs, een knop. Achter die eenvoud zit veel denkwerk over wat een klant op dat moment wil weten en wat hem tegenhoudt om te bestellen. Als bezoeker zie je dat denkwerk nooit, terwijl het een groot deel van de tijd kost.

Daarbij komt alles wat er onzichtbaar achter gebeurt. Twee invulformulieren kunnen er hetzelfde uitzien, terwijl het ene alleen gegevens opslaat en het andere prijzen berekent, uitzonderingen afhandelt en een collega om goedkeuring vraagt. Dat tweede formulier kost een veelvoud aan werk. Wat er achter de buitenkant gebeurt, bepaalt de prijs dus veel sterker dan hoe groot de software oogt.

Drie dingen die een project duurder maken dan verwacht

De meeste onverwachte kosten zijn terug te voeren op drie dingen die aan het begin niet goed in het projectplan zijn opgenomen. Ze zijn allemaal te voorzien, als je er vroeg genoeg bij stilstaat.

1. Wensen en doelen die niet vastliggen

Zorg dat aan het begin duidelijk is wat er van het systeem wordt verwacht, en wat er mogelijk is. Dat geldt voor beide kanten: de opdrachtgever en de bouwer. Houd er tegelijk rekening mee dat er tijdens het project nieuwe inzichten komen. Dat is normaal en vaak juist goed. Leg daarom concrete doelen vast, zodat je bij elke nieuwe wens kunt nagaan of die bijdraagt aan wat je wilde bereiken. Zonder vaste doelen groeit een project ongemerkt, en ontstaat er achteraf verwarring over wat er was afgesproken. Dat gebeurt vaak: volgens onderzoek van PMI uit 2018 groeide bij 52 procent van de projecten de opdracht ongecontroleerd tijdens het werk.

2. Aansluiten op de systemen die er al zijn

Nieuwe software moet bijna altijd samenwerken met wat er al staat, zoals een boekhoudpakket, een planning of een CRM. Of dat eenvoudig is, hangt grotendeels af van de andere partij. Sommige leveranciers bieden een gratis en goed gedocumenteerde koppeling, bij andere is het duur en ingewikkeld. Volgens CleverTech kost elke koppeling al snel €5.000 tot €15.000. Moet er oude software weg, dan komt het overzetten van gegevens erbij, wat volgens dezelfde bron €5.000 tot €20.000 kan kosten. Juist dat overzetten loopt vaak uit: volgens Bloor Research gaat meer dan 60 procent van zulke projecten over de geplande tijd of het budget heen.

3. Gebruikersacceptatie: gaan mensen het ook gebruiken?

Een systeem is pas af als het ook gebruikt wordt. Dat noem je gebruikersacceptatie, en het bepaalt sterk of een project slaagt. Prosci vroeg ruim 2.600 mensen die veranderingen begeleiden naar hun projecten: waar medewerkers goed werden meegenomen, haalde 88 procent van de projecten zijn doelen, en waar dat slecht ging 13 procent. Je kunt niet verwachten dat medewerkers na een cursus van één dag zelfstandig met een nieuw systeem werken. Kijk vooraf wat voor mensen er in je organisatie werken en hoe zij een nieuw systeem in gebruik gaan nemen. Wie handig is met computers heeft andere uitleg nodig dan wie dat minder is. In ons artikel over waarom je team nieuwe software niet gebruikt lees je hoe dat in de praktijk misgaat en wat helpt. Neem die tijd op in het projectplan, dan kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.

Wat komt er na de oplevering bij?

Na de oplevering betaal je jaarlijks voor onderhoud en hosting, en die kosten zijn het meenemen waard in je begroting. Softwarebedrijven noemen voor onderhoud 10 tot 20 procent van de bouwsom per jaar (Retrii), 15 tot 20 procent (CleverTech) of 15 tot 25 procent (Goodtomeet). Volgens CleverTech ligt dat lager bij een systeem zonder koppelingen, en hoger naarmate er meer koppelingen zijn.

Voor hosting noemen Retrii en Goodtomeet ongeveer €150 tot €300 per maand. Een rekenvoorbeeld: bij een bouwsom van €40.000 en 15 procent onderhoud kom je op €6.000 per jaar, plus de hosting. Onder onderhoud valt meestal het bijhouden van beveiligingsupdates, het oplossen van fouten en kleine aanpassingen. Vraag altijd wat er precies onder valt, want dat verschilt per aanbieder.

Wat je betaalt bij maatwerk, en wat je ervoor krijgt

Bij maatwerk betaal je voor een systeem dat rond jouw werkwijze wordt gebouwd, en dat verklaart het verschil met een maandabonnement. Een aanbieder van standaardsoftware maakt één product voor duizenden klanten. Een extra klant kost hem weinig, en daarom kan de prijs per maand laag zijn. Een maatwerkproject wordt voor één organisatie gemaakt, en al het werk daarvoor komt bij die ene klant terecht.

Daar staat tegenover dat het systeem past bij hoe jouw mensen werken. De stappen en de volgorde kun je laten aansluiten op wat je team gewend is, zodat niemand zijn werk hoeft om te bouwen rond een pakket. Een maatwerksysteem kan bovendien naast je bestaande software staan en ermee koppelen, zodat je niets hoeft weg te gooien wat goed werkt. Je betaalt dus voor de aansluiting op je eigen organisatie, en dat is precies waar standaardsoftware soms tekortschiet.

Standaardsoftware is de logische keuze voor taken die bijna elke organisatie op dezelfde manier doet, zoals de boekhouding of de personeelsadministratie. Let dan wel op welke koppelingen het pakket biedt en waar je gegevens worden opgeslagen. Maatwerk loont vooral bij werk dat eigen is aan jouw organisatie, waar een pakket je dwingt het anders te doen dan je mensen gewend zijn.

Hoe vergelijk je twee offertes?

Vergelijk offertes op de vraag welk probleem ze oplossen, en pas daarna op de prijs. De grootste valkuil bij de start van een softwareproject is beginnen bij de oplossing. Gaat een offerte vooral over hoe het eruit komt te zien en over technische kunde, dan is er mogelijk weinig gekeken naar hoe het systeem aansluit op je organisatie. Een systeem van €12.000 dat niet past, levert je dan minder op dan een systeem van €45.000 dat je probleem wel oplost.

Begin daarom bij de pijn die je opgelost wilt hebben. Een mooie buitenkant heb je niets aan als die je probleem niet oplost. Lukt het uiteindelijk niet om alles op te lossen, dan kan dat. Maar als het probleem nooit op tafel heeft gelegen, is er vanaf het begin iets misgegaan.

Leg ook vast hoe je straks kunt toetsen of de software iets heeft opgeleverd. Een nulmeting helpt daarbij: breng vóór het project in kaart waar je nu op vastloopt en hoeveel tijd dat kost. Doe na de livegang dezelfde meting opnieuw. Dan zie je zwart op wit wat er is veranderd, en heb je een eerlijk antwoord op de vraag of het geld goed is besteed. Een offerte die daar ruimte voor maakt, zegt meer dan een lage prijs.

Wat maatwerk kan opleveren

Software die goed aansluit, kost geld en kan zich ook terugbetalen. Tijd die nu weglekt aan overtypen, zoeken en navragen komt vrij voor ander werk. Er worden minder fouten gemaakt, en medewerkers hebben minder last van administratie die ze tegenhoudt in hun eigenlijke werk. In ons artikel over de business case voor software staat een rekenvoorbeeld: drie medewerkers die elk twintig minuten per dag aanvragen overtypen, plus twee uur per week aan offertes, zijn samen ruim 300 uur per jaar. Niet elk project verdient zich terug, en daarom loont het om dat vooraf uit te rekenen.

Wil je weten wat maatwerk in jouw situatie kost en oplevert, dan begint dat bij helder krijgen wat het moet oplossen. Met een Impact Analyse brengen we in twee weken in kaart waar de tijd nu weglekt, wat dat kost en waar je medewerkers op vastlopen. Dat kun je meteen als nulmeting gebruiken. Je krijgt een rapport met een concreet voorstel, voor een vast bedrag van €1500, en daarna een offerte die op die uitkomsten is gebaseerd. Hoe we daarna te werk gaan, lees je bij maatwerksoftware laten maken.