Het oude systeem werkt nog. Niemand durft eraan te komen.

Wanneer oude software een risico wordt

Oude software wordt een risico als het werk ervan afhangt en niemand hem meer goed kan onderhouden of uitleggen. Zolang een systeem nog ondersteund wordt en zijn werk doet, is er weinig aan de hand. Het verandert als de leverancier stopt met updates, als het programma alleen nog draait op een verouderde computer, of als één collega de enige is die weet hoe het werkt.

Vaak merk je het eerst aan wat er omheen ontstaat. Er komt een Excel naast het systeem te staan, en voor elke uitzondering bel je dezelfde collega. Dat zijn tekenen dat het systeem niet meer past bij hoe het werk nu gaat.

Stap voor stap vervangen

Waar het kan, vervangen we oude software in delen in plaats van in één keer. We beginnen bij het onderdeel dat het meeste pijn doet, bouwen daarvoor iets nieuws, en laten het oude systeem draaien voor de rest. Het nieuwe deel praat in de tussentijd met het oude, zodat er niets dubbel hoeft. Pas als het nieuwe deel zich in de praktijk bewezen heeft, gaat het volgende stuk over.

Zo blijft het werk doorgaan, en kun je na elke stap beslissen of je verder wilt. Soms is alles tegelijk vervangen toch de betere keuze, bijvoorbeeld als het oude systeem klein is. Dat bespreken we vooraf.

Wat er met je gegevens gebeurt

De gegevens uit het oude systeem nemen we mee, ook als ze in een oude database staan, zoals een Access-bestand. Eerst kijken we hoe ze erbij staan: welke velden nog gebruikt worden, waar dubbele of onvolledige gegevens in zitten. Daarna zetten we ze over en testen we dat met echte gegevens, voordat het oude systeem uitgaat.

Heeft het oude systeem geen manier om er gegevens uit te halen of in te zetten, dan zoeken we uit wat er wel kan. Soms lukt het via bestanden die het systeem kan exporteren of rechtstreeks via de gegevens, net als bij een koppeling tussen systemen. Kan het niet, dan zeggen we dat eerlijk.

Gebouwd rond hoe jullie nu werken

Een nieuw systeem dat het oude één op één nabouwt, neemt ook alle omwegen mee die mensen in de loop der jaren hebben bedacht. Daarom beginnen we bij de mensen die er elke dag mee werken. We kijken waar ze omheen werken en wat ze het snelst helpt, en bouwen het nieuwe systeem daaromheen. Dat wordt vaak een webapplicatie die iedereen in de browser opent.

In de Impact Analyse brengen we in twee weken in kaart wat het oude systeem allemaal doet, waar het knelt en welk deel als eerste aan de beurt is.

Wanneer je het oude systeem beter houdt

Niet elk oud systeem hoeft weg. Wordt het nog ondersteund, is het veilig en doet het zijn werk, dan pakken we liever alleen het knelpunt aan, met een koppeling of een extra scherm ernaast. Dat is goedkoper en sneller.

Vervangen wordt de betere keuze als het systeem niet meer aansluit bij hoe jullie werken, en mensen er daarom omheen gaan werken. Dan helpt een koppeling niet meer, en is een nieuw systeem dat past bij de mensen die het gebruiken de beste stap.