Business case voor software: zo reken je het uit

Nieuwe software kost geld, en dat geld moet ergens vandaan komen. Voordat je een offerte tekent, wil je weten wat je ervoor terugkrijgt. Een business case geeft daar antwoord op, en hij is eenvoudiger te maken dan veel ondernemers denken. Het lastige zit vooral in wat je wel en niet meetelt.

Wat is een business case voor software?

Een business case voor software zet de kosten van een systeem naast wat het je oplevert, zodat je kunt beslissen of het de investering waard is. De kern is de terugverdientijd. Volgens KVK deel je daarvoor het investeringsbedrag door wat de investering per jaar oplevert. Het moment waarop opbrengst en investering gelijk zijn, heet ook wel het break-evenpunt. RVO rekent met dezelfde formule voor energie-investeringen.

Een business case is niet alleen iets voor grote projecten. Bij elke uitgave die hoger is dan normaal, of die elk jaar terugkomt, is het de moeite waard om even te rekenen. Het dwingt je om op te schrijven wat je van het systeem verwacht. Daarmee heb je achteraf ook iets om op terug te vallen: deed het wat we dachten?

Waar lekt de tijd nu weg?

De tijd lekt weg op twee soorten plekken: grote, zichtbare plekken en kleine handelingen die elke dag terugkomen. De grote plekken ziet iedereen. Denk aan informatie die op papier wordt bijgehouden en later wordt overgetypt, of aan een collega die voor de zoveelste keer vraagt waar een bestand staat.

De kleine plekken zijn verraderlijker. Een aanvraag van de website overtypen in het centrale systeem kost misschien een paar minuten. Een offerte met de hand opstellen kost een uur. Op zich lijkt dat weinig, maar het komt elke dag of elke week terug, en het telt op. Een offerte die je met de hand opstelt en die daarna wordt afgewezen, is tijd die je nooit terugziet.

Wie een business case maakt, kijkt daarom naar allebei. De grote lekken zijn makkelijk te vinden. De kleine vind je pas als je de mensen vraagt die het werk elke dag doen.

Rekenvoorbeeld: zo reken je de terugverdientijd uit

De terugverdientijd reken je in drie stappen uit: bereken hoeveel uur er per jaar weglekt, reken dat om naar geld, en deel de investering door dat bedrag. Het voorbeeld hieronder is een rekenvoorbeeld met aannames, geen situatie bij een echt bedrijf. Vervang de getallen door die van jezelf.

We nemen de twee kleine lekken van hierboven. Drie medewerkers typen elk 20 minuten per dag aanvragen van de website over. Daarnaast gaat er 2 uur per week naar offertes die met de hand worden opgesteld. Als uurtarief nemen we €45, de gemiddelde loonkosten per gewerkt uur in 2024 volgens het CBS. Daarin zitten naast het brutoloon ook de werkgeverslasten. Voor het aantal werkdagen gaan we uit van 220 per jaar, na vakantie en feestdagen.

Met dit bedrag reken je de terugverdientijd uit. Elke €10.000 die je investeert, verdien je in dit voorbeeld in ongeveer 9 maanden terug (€10.000 gedeeld door €13.860 per jaar). Kost het systeem daarnaast elk jaar iets aan hosting of onderhoud, trek dat dan eerst af van de €13.860.

KVK raadt aan om niet alleen met één scenario te rekenen. Maak daarom ook een voorzichtige versie. Stel dat de aanvragen maar 10 minuten per persoon per dag kosten en de offertes 1 uur per week. Dan kom je uit op 154 uur en €6.930 per jaar, en verdien je elke €10.000 in ongeveer 17 maanden terug. Ligt de echte situatie tussen die twee in, dan weet je in elk geval binnen welke marge je beslist.

Waarom bespaarde uren niet meteen geld zijn

Bespaarde uren zijn zelden een directe besparing op je loonkosten. Dat is het punt waar veel business cases te snel gaan. In het rekenvoorbeeld komen 308 uur per jaar vrij, maar de drie medewerkers blijven gewoon in dienst en gaan niet minder werken omdat er nieuwe software is.

Die uren verdwijnen alleen van de loonlijst als er iemand vertrekt of minder uren gaat werken. Dat is een keuze op zich, en ook een morele vraag die je niet uit een rekensom moet laten volgen. Wat er meestal gebeurt, is dat de tijd vrijkomt voor ander werk, zoals klanten sneller helpen of het werk doen dat nu blijft liggen.

Het rekenvoorbeeld blijft daarom nuttig als maat voor hoeveel tijd er weglekt. Het zegt alleen weinig over wat je ervoor terugkrijgt. Daarvoor moet je verder kijken dan de uren.

Kijk met twee brillen: businessdoelen en UX-doelen

Een goede business case kijkt naar wat software het bedrijf oplevert, en naar wat het de mensen oplevert die ermee werken. We noemen dat businessdoelen en UX-doelen. UX staat voor user experience: de ervaring van de gebruiker. In de internationale norm ISO 9241-11 gaat bruikbaarheid over de vraag of gebruikers hun doel bereiken, met hoeveel moeite, en hoe tevreden ze daarover zijn (NIST, met de definitie uit ISO 9241-11:2018).

Businessdoelen zijn de dingen die je in een spreadsheet kwijt kunt:

• uren die vrijkomen voor ander werk;
• minder of goedkopere licenties, als het nieuwe systeem een paar oude vervangt;
• minder fouten en vergeten stappen, waardoor het huidige werk beter wordt uitgevoerd.

UX-doelen gaan over hoe het werk voelt voor de mensen die het doen:

• minder stress, omdat de administratie minder tijd en aandacht vraagt;
• een eenvoudiger werkproces, met minder stappen en minder zoeken;
• een systeem dat nieuwe of minder ervaren collega's snel begrijpen.

Die menselijke winst is niet altijd in geld uit te drukken, en dat hoeft ook niet. Wie meer plezier in zijn werk heeft omdat de administratie minder zwaar is, valt mogelijk minder snel uit of vertrekt minder snel. Dat is lastig vooraf in euro's te zetten, maar het hoort wel in de afweging. Zet die doelen daarom naast de rekensom, en beslis op het geheel.

Wanneer je het níét moet doen

Levert een systeem geen financiële winst en geen menselijke winst op, dan is het waarschijnlijk niet de goede oplossing. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het gebeurt vaak dat er software wordt gekocht omdat het probleem duidelijk is, zonder dat iemand heeft nagerekend of dit systeem het ook oplost.

Ook als de som klein uitvalt, is dat nuttige informatie. Lekt er in het voorzichtige scenario maar een paar uur per maand weg, dan is een standaardpakket of een kleine aanpassing in je huidige werkwijze misschien genoeg. Niet elk project verdient zich terug, en een eerlijke business case laat dat juist zien voordat je geld hebt uitgegeven.

Hoe wij een business case maken

Een business case is het sterkst als hij uitgaat van wat er echt op de werkvloer gebeurt. In een Impact Analyse maken we zo'n business case samen met je: in twee weken brengen we in kaart waar de tijd weglekt, wat dat kost en waar je medewerkers op vastlopen. We kijken ook naar het IT-landschap, dus naar de systemen die je nu gebruikt. Je krijgt een rapport met een concreet voorstel, voor een vast bedrag van €1500. Wil je eerst zelf een schatting maken van hoeveel tijd er bij jou weglekt, dan kun je de tijdlek-calculator gebruiken.