Onderhoud maatwerksoftware: kosten per jaar

De software is opgeleverd, je team werkt ermee en de laatste factuur is betaald. Dan komt er een voorstel voor onderhoud en hosting, met een bedrag per maand. Veel ondernemers kijken daar vreemd van op, omdat ze ervan uitgingen dat het project nu klaar was. Dat maandbedrag hoort bij de software zoals de huur bij een bedrijfspand, en je neemt het het best vanaf de eerste offerte mee in je rekensom.

Wat valt onder onderhoud van maatwerksoftware?

Onderhoud is al het werk dat nodig is om software na de oplevering veilig en bruikbaar te houden, ook als er geen enkele nieuwe functie bijkomt. Software staat namelijk niet op zichzelf. Hij draait op een server en praat vaak met systemen als je boekhouding of je webshop. Die veranderen allemaal, ook als jij niets verandert.

Wat we ondernemers vaak horen aannemen, is dat software na de oplevering af is en altijd zo blijft werken. Daardoor is het lastig te zien waarvoor je elke maand betaalt. Dit is wat er meestal onder onderhoud valt:

1. Hosting. De server of clouddienst waarop de software draait, met de back-ups die daarbij horen.
2. Updates. De onderdelen waarop de software gebouwd is, krijgen regelmatig nieuwe versies. Blijf je achter, dan wordt elke volgende update groter en lastiger.
3. Beveiliging. In veelgebruikte onderdelen worden steeds nieuwe lekken gevonden. Het Digital Trust Center raadt ondernemers aan updates niet uit te stellen, omdat aanvallers actief zoeken naar verouderde software (KVK en DTC). Ruim een derde van de kleine bedrijven had in 2024 nog geen automatische updates aanstaan op al hun apparaten (Security Management, op basis van DTC-data). Bij maatwerk kun je dat niet zelf aanzetten; iemand moet het doen.
4. Fouten oplossen. Ook goed geteste software heeft fouten die pas opvallen als je team er elke dag mee werkt.
5. Meebewegen met andere systemen. Brengt je boekhoudpakket een nieuwe versie uit of verandert een leverancier zijn koppeling, dan moet jouw software mee.

Kleine wijzigingen, zoals een extra veld op een formulier of een nieuw overzicht, vallen in de ene afspraak wel onder onderhoud en in de andere niet. Daar komen we verderop op terug, want juist daar zit vaak het verschil tussen twee offertes.

Hoeveel kost onderhoud van maatwerksoftware per jaar?

Reken op ongeveer 15 tot 25 procent van het oorspronkelijke bouwbedrag per jaar. Dat is een vuistregel die softwarebureaus al lang aanhouden: Codestringers noemt 15 tot 20 procent, Space-O 15 tot 25 procent. Een vuistregel is geen meting, dus het helpt om te zien wat er in de praktijk uitkomt.

Wavect volgde 24 softwareproducten in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland die tussen 2023 en medio 2026 in onderhoud waren. Dat zijn vooral producten die aan klanten worden verkocht en dus blijven groeien. Voor een interne tool die weinig verandert, noemen ze een lager percentage.

Het eerste jaar ligt hoger, omdat dan de fouten opduiken die pas in echt gebruik zichtbaar worden. In jaar drie loopt het weer op door grotere upgrades en koppelingen die gaan schuiven. De software die de meeste bedrijven van twintig tot tweehonderd mensen laten bouwen, is een interne tool: een planning, een orderoverzicht, een app voor de werkbon. Die zit vaker aan de onderkant van de bandbreedte.

Het percentage zegt alleen iets als je weet waar je het op loslaat. Hoe je aan het bouwbedrag zelf komt, lees je in wat kost maatwerk software.

Aanvullende diensten met eigen kosten

Naast het onderhoud gebruikt maatwerksoftware vaak diensten van andere partijen, en die hebben hun eigen rekening. Per stuk zijn het meestal kleine bedragen. Het wordt vervelend als niemand ze vooraf noemt en ze pas op de eerste factuur verschijnen.

Neem e-mail. Software die een orderbevestiging of een wachtwoordherstel verstuurt, doet dat meestal via een gespecialiseerde maildienst. Zo'n dienst probeert een mail opnieuw als hij niet aankomt en let erop dat je berichten in de inbox belanden in plaats van bij de spam. Sommige kunnen ook laten zien dat een bericht is geopend. Je betaalt er meestal per maand voor, op basis van het aantal mails dat je verstuurt (Sequenzy over Postmark).

Andere voorbeelden die vaak terugkomen:

• Sms. Voor herinneringen aan afspraken of inlogcodes. Je betaalt per bericht, en de prijs hangt af van het land en de aanbieder (Twilio).
• Logging. De software houdt bij wat er gebeurt, zodat je bij een fout kunt terugzoeken wat er misging. Hoe meer en hoe langer je bewaart, hoe meer opslag dat vraagt.
• Monitoring. Een dienst die waarschuwt als de software fouten geeft of traag wordt, vaak voordat je team het merkt. Foutmonitoring zoals Sentry heeft een gratis instap en betaalde abonnementen per maand (Costbench).

Zo zijn er nog veel meer, van kaartdiensten tot betaalproviders. Welke je nodig hebt, hangt af van wat de software moet doen. Vraag bij de offerte daarom welke diensten van anderen erin zitten, en of de kosten meegroeien als je meer gebruikers of berichten krijgt.

Rekenvoorbeeld: zo kan het eruitzien

Dit voorbeeld is verzonnen, om te laten zien hoe de percentages uitpakken. Het bouwbedrag en de besparing zijn aannames en geen prijzen van ons.

Een groothandel met veertig medewerkers laat een interne tool bouwen voor €60.000. Tot nu toe typten twee mensen elke dag de orders uit de mail over in het voorraadsysteem. De tool haalt die orders automatisch binnen.

Stel dat de tool per jaar €25.000 aan uren bespaart. Zonder onderhoud zou je de bouw in 2,4 jaar terugverdienen. Met €9.000 onderhoud per jaar houd je €16.000 over en duurt het 3,75 jaar. Met €15.000 onderhoud per jaar blijft er €10.000 over en duurt het zes jaar.

Hetzelfde project kan dus in vier jaar terugverdiend zijn of pas in zes, alleen door wat het onderhoud kost. Daarom hoort dat bedrag in de rekensom voordat je tekent.

Wat vraag je bij een offerte over onderhoud?

Vraag eerst of het onderhoudsbedrag alleen dekt wat er nu staat, of dat er ook uren in zitten om dingen aan te passen. Dat verschil bepaalt of je straks voor elke kleine wijziging een losse factuur krijgt. Beide vormen kunnen prima zijn, zolang je weet welke je hebt.

Deze vragen helpen om twee offertes eerlijk naast elkaar te leggen:

1. Wat zit er precies in het maandbedrag: hosting, updates, beveiliging en het oplossen van fouten?
2. Zitten er uren voor aanpassingen of support in, en hoeveel per maand?
3. Wat kost een uur werk buiten het pakket?
4. Welke diensten van anderen worden apart gefactureerd, en door wie?
5. Hoe snel wordt een storing opgepakt, en op welke dagen en tijden?
6. Wat krijg je mee als je het onderhoud later bij een andere partij wilt onderbrengen?

Een offerte met een laag bouwbedrag en een hoog onderhoudsbedrag kan over vijf jaar duurder uitvallen dan een offerte die andersom is opgebouwd. Tel ze daarom allebei op over dezelfde periode.

Wanneer maakt onderhoud maatwerk te duur?

Maatwerk is te duur als bouw en onderhoud samen meer kosten dan de software ooit oplevert, of als het terugverdienen zo lang duurt dat je bedrijf tegen die tijd alweer anders werkt. Je betaalt eerst een groot bedrag voor de bouw en daarna elk jaar opnieuw. In het rekenvoorbeeld hierboven is de besparing ruim genoeg; bij een tool die €8.000 per jaar bespaart en €9.000 onderhoud kost, verdien je de bouw nooit terug.

Doet een standaardpakket het meeste van wat je nodig hebt, dan is dat vaak de betere keuze. De leverancier verdeelt het onderhoud over al zijn klanten, en jij betaalt alleen je abonnement. Maatwerk wordt pas interessant als het werk dat je ermee bespaart groot genoeg is om ook de jaren na de oplevering te dragen.

Twijfel je, laat het dan doorrekenen voordat je een offerte aanvraagt. In de Impact Analyse brengen we in twee weken in kaart waar de tijd weglekt en wat dat kost, zodat je kunt zien of de besparing opweegt tegen bouw en onderhoud samen.

Hoe wij onderhoud regelen

Bij ons blijft na de oplevering hetzelfde team je aanspreekpunt. Je hoeft dus niet bij een helpdesk opnieuw uit te leggen hoe jouw software werkt. We bieden pakketten waarin alleen onderhoud en hosting zitten. Wil je ook ruimte voor aanpassingen of support, dan voeg je daar een vast aantal uren per maand aan toe.

Zo weet je vooraf wat je elke maand betaalt en waarvoor. Wil je zien hoe dat past bij wat je wilt laten bouwen, lees dan meer over maatwerksoftware laten maken of plan een digitaal koffietje.