De Excel ernaast is het echte systeem geworden.

Wanneer Excel het echte systeem wordt

Een Excel wordt een risico zodra het werk ervan afhangt en niemand anders het kan overnemen. Zolang één persoon een overzicht bijhoudt voor zichzelf, is er weinig aan de hand. Het verandert als meerdere mensen erin werken, als er gegevens heen en weer worden overgetypt tussen het bestand en een ander systeem, of als het bestand vol formules zit die maar één collega begrijpt.

Vaak begint het onschuldig. Het systeem dat jullie gebruiken kan net niet wat er nodig is, dus maakt iemand een lijstje ernaast. Een paar jaar later staat in dat lijstje de planning of de stand van elke klus, en is het belangrijker geworden dan het systeem waarvoor het ooit een aanvulling was.

Wat we in plaats daarvan bouwen

We vervangen het bestand door één plek waar iedereen met dezelfde gegevens werkt. Wat dat precies wordt, hangt af van wat de Excel nu doet:

• Een webapplicatie als het bestand een eigen stuk werk bijhoudt, zoals een planning of een overzicht per project. Iedereen opent het in de browser en ziet de laatste stand.
• Een koppeling als het bestand vooral bestaat om gegevens van het ene systeem naar het andere te krijgen. Dan verdwijnt het overtypen en is het bestand niet meer nodig.
• Allebei, als het bestand een beetje van beide doet.

De berekeningen uit het bestand bouwen we in, zodat ze niet meer per ongeluk overschreven kunnen worden. Wie wat mag zien en aanpassen, regel je per rol. En de gegevens die nu in je bestanden staan, nemen we mee naar het nieuwe systeem.

We beginnen bij de mensen die het bestand elke dag gebruiken. Zij weten welke kolom eigenlijk niemand meer invult en welke uitzondering er elke maand weer in moet. Dat zie je niet in het bestand zelf, en het is precies wat bepaalt of de software straks gebruikt wordt. In de Impact Analyse brengen we dat in twee weken in kaart.

Zo ging het bij eisen in Excel

Arthur en Timo bouwden tijdens hun stage bij een IT-bedrijf een applicatie die een Excel verving. Consultants schreven daar de eisen van een klant na een workshop in Excel op, ieder op zijn eigen manier. Eisen bleven daardoor soms vaag, en pas bij de oplevering bleek af en toe dat wat gebouwd was niet was wat de klant bedoelde.

De applicatie houdt projecten met hun eisen bij, en laat elke eis nakijken op een vaste norm. De consultant houdt zelf de beslissing. Na het testen gaven de consultants de inspanning een 3 in plaats van een 6, en steeg hun aanbevelingsscore van een 6 naar een 9. Het hele verhaal staat bij wat we gebouwd hebben.

Wanneer je beter bij Excel kunt blijven

Niet elk bestand hoeft weg. Houdt één persoon een overzicht bij dat alleen hij of zij gebruikt, en werkt dat goed, dan is software laten bouwen meestal meer dan nodig.

Stel jezelf dan wel één vraag: wie neemt het over als die persoon er niet is of vertrekt? Snapt alleen hij of zij hoe het bestand werkt, dan zit daar het risico. Ook dan hoeft het niet meteen maatwerk te zijn. Soms is het genoeg om het bestand op te ruimen en vast te leggen hoe het werkt.

Twijfel je of het bij jullie al zover is? De zelfcheck laat in een minuut zien waar de tijd waarschijnlijk weglekt.