Privacyverklaring
Welke persoonsgegevens we verwerken als je onze website bezoekt, contact opneemt of een afspraak met ons plant. Waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Ingangsdatum: 29 september 2026 · Versie 1.0
Deze verklaring gaat over de website, contact en afspraken. Voeren we een project uit voor een opdrachtgever en verwerken we daarbij persoonsgegevens namens die opdrachtgever? Dan maken we daar aparte afspraken over in een verwerkersovereenkomst.
Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
FoxxWare is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Naam
- FoxxWare (vennootschap onder firma)
- Adres
- Hoofdkwartier 85c, 6711 WW Ede
- KVK-nummer
- 94783128
- info@foxxware.nl
- Telefoon
- 06 11756493
Heb je een vraag over deze verklaring of over je gegevens? Mail dan naar info@foxxware.nl. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor een organisatie als de onze niet verplicht is.
Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag
Contactformulier
Als je het formulier op de pagina Plan een digitaal koffietje invult, verwerken we:
- naam (verplicht);
- e-mailadres (verplicht);
- bedrijfsnaam (optioneel);
- telefoonnummer (optioneel);
- je bericht, voor zover je dat invult (optioneel).
Het formulier wordt als e-mail naar ons verstuurd via onze e-mailprovider Zoho Mail. We slaan de gegevens niet op in een aparte database en gebruiken ze alleen om je vraag te beantwoorden. Je ontvangt van ons geen nieuwsbrief of marketingmail. Het formulier bevat een verborgen veld dat spam tegenhoudt; daarin worden geen persoonsgegevens verwerkt.
- Doel:
- contact met je opnemen over je vraag en, als je dat wilt, een kennismakingsgesprek plannen.
- Grondslag:
- het nemen van stappen op jouw verzoek voordat er eventueel een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Gaat het om een algemene vraag, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Een afspraak inplannen (Cal.com)
Plan je via onze website een digitaal koffietje in, dan gebruiken we de agendadienst Cal.com. Daarbij verwerken we:
- naam;
- e-mailadres;
- de extra informatie die je zelf invult;
- eventueel de e-mailadressen van gasten die je aan de afspraak toevoegt;
- het gekozen tijdstip.
Cal.com zet de afspraak in onze Google Agenda. Zodra de afspraak vaststaat, stuurt Cal.com de afspraakgegevens (namen, e-mailadressen, tijdstip en de link naar het gesprek) naar onze eigen server. Die stuurt je via Zoho Mail een bevestiging met onze flyer. Gasten die je hebt toegevoegd, krijgen die mail in cc. Onze server slaat de afspraakgegevens niet op. Alleen het boekingsnummer onthoudt hij een paar uur, zodat je de mail niet dubbel krijgt.
Het gesprek vindt meestal plaats via Google Meet. Als jij daar de voorkeur aan geeft, gebruiken we Microsoft Teams. We nemen gesprekken niet op en gebruiken geen automatische notuleersoftware. Voeg je gasten toe, zorg dan dat zij ervan weten dat je hun e-mailadres met ons deelt.
- Doel:
- de afspraak plannen, bevestigen en houden.
- Grondslag:
- het nemen van stappen op jouw verzoek voordat er eventueel een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
De agenda van Cal.com is in onze pagina ingebouwd. Daardoor maakt je browser bij het openen van die pagina verbinding met de servers van Cal.com, ook als je geen afspraak maakt. Cal.com ontvangt dan technische gegevens zoals je IP-adres en plaatst een paar functionele cookies voor beveiliging (zie cookies). De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang om online afspraken plannen mogelijk te maken (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Klantrelatie (CRM)
Plannen we een gesprek met je in of word je klant, dan nemen we je contactgegevens (naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer) en relevante notities over het contact op in ons eigen klantbeheersysteem (CRM). Dat systeem hebben we zelf ontwikkeld en het draait op onze eigen server.
- Doel:
- afspraken en contactmomenten bijhouden en de klantrelatie onderhouden.
- Grondslag:
- de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om onze klantrelaties goed te beheren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Websitebezoek en statistieken (Google Analytics 4)
We gebruiken Google Analytics 4 om te zien hoe onze website wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht en via welke weg bezoekers binnenkomen. Zo kunnen we de website verbeteren.
- Met je toestemming plaatst Google Analytics cookies en verwerkt het gegevens over je bezoek: bezochte pagina's, apparaat- en browsergegevens, globale locatie (land of regio) en hoe je op de site kwam. Google Analytics 4 slaat geen IP-adressen op.
- Zonder je toestemming plaatst Google Analytics geen cookies. We gebruiken wel Google Consent Mode. Daardoor stuurt je browser zonder toestemming beperkte, niet-identificerende signalen naar Google (bijvoorbeeld dat er een pagina is bekeken), zonder cookies en zonder identificatiegegevens.
We hebben het delen van gegevens met Google voor advertentiedoeleinden niet ingeschakeld. Google-signalen (het koppelen aan Google-accounts) staat uit. De gegevens gebruiken we niet om profielen van individuele bezoekers te maken.
- Doel:
- statistieken over het gebruik van de website.
- Grondslag:
- je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG en artikel 11.7a Telecommunicatiewet) voor de cookies en de gegevens die daarmee worden verzameld. Voor de beperkte signalen zonder cookies is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om geanonimiseerde bezoekersaantallen te meten (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt je toestemming altijd intrekken via de cookie-instellingen (zie cookies).
Cookietoestemming (CookieYes)
Om je cookievoorkeuren te onthouden en te kunnen aantonen dat je toestemming hebt gegeven of geweigerd, gebruiken we CookieYes. Daarbij worden een willekeurige toestemmings-ID, je keuze (de toestemmingsstatus per cookiecategorie) en de datum en tijd vastgelegd.
- Doel:
- je cookievoorkeuren onthouden en toestemming kunnen aantonen.
- Grondslag:
- onze wettelijke verplichting om toestemming te kunnen aantonen (artikel 6 lid 1 sub c AVG, in samenhang met artikel 7 lid 1 AVG).
Technische gegevens en beveiliging (hosting)
Onze website draait op een eigen virtuele server (VPS) bij Hostinger. We beheren die server zelf met de software Dokploy. Om de website aan je browser te kunnen leveren, verwerkt de server bij elk bezoek technisch noodzakelijke gegevens, zoals je IP-adres en de opgevraagde pagina. Dat gebeurt alleen op het moment van het bezoek. We houden geen logbestanden bij met bezoekersgegevens.
- Doel:
- de website technisch leveren en beveiligen.
- Grondslag:
- ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Zelfcheck en tijdlek-calculator
De Zelfcheck en de tijdlek-calculator werken volledig in je eigen browser. Wat je aanvinkt of invult, wordt niet naar ons verstuurd en niet door ons opgeslagen. Kies je bij de calculator voor een deelbare link, dan staan je ingevulde getallen in die link. Vul daar geen persoonsgegevens in.
E-mail en telefonisch contact
Mail of bel je ons rechtstreeks, dan verwerken we de gegevens die je ons daarbij geeft: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht. Dat doen we alleen om je vraag te beantwoorden, op dezelfde grondslagen als bij het contactformulier.
Met wie we je gegevens delen
We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. We schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken (verwerkers). Met hen hebben we afspraken gemaakt, of we hebben hun verwerkersvoorwaarden geaccepteerd, zodat ze je gegevens alleen voor ons gebruiken en goed beveiligen.
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie van de gegevens |
|---|---|---|
| Zoho (Zoho Mail, EU-omgeving) | Ontvangen en versturen van e-mail, waaronder berichten via het contactformulier en afspraakbevestigingen | Europese Unie |
| Hostinger | Hosting van de website en ons CRM-systeem (VPS) | Duitsland (Frankfurt) |
| Cal.com, Inc. | Afspraken inplannen | Verenigde Staten |
| Google (Google Analytics, Google Agenda, Google Meet) | Websitestatistieken, agenda en videogesprekken | Google Ireland Ltd. (EU); gegevens kunnen ook in de VS worden verwerkt |
| Microsoft (Microsoft Teams) | Videogesprekken, alleen als jij daarom vraagt | Microsoft Ireland Operations Ltd. (EU), binnen de EU Data Boundary van Microsoft |
| CookieYes Limited | Cookiebanner en vastleggen van toestemming | Verenigd Koninkrijk |
Over de dienstverleners buiten de EU lees je meer bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een rechterlijk bevel.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van onze dienstverleners zijn (ook) gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), of kunnen gegevens daar verwerken. We zorgen dat dat alleen gebeurt met een passend beschermingsniveau:
- Verenigde Staten: Google en Microsoft zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Cal.com, Inc. is niet gecertificeerd onder dat framework. Voor de doorgifte aan Cal.com gelden de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) die de Europese Commissie heeft goedgekeurd. Die zijn onderdeel van de verwerkersovereenkomst van Cal.com.
- Verenigd Koninkrijk: voor het Verenigd Koninkrijk (CookieYes) heeft de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit genomen.
Wil je meer weten over deze waarborgen? Neem dan contact met ons op.
Hoe lang we je gegevens bewaren
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, of dan de wet voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Berichten via het contactformulier of e-mail, als er geen klantrelatie uit voortkomt | 12 maanden na het laatste contact, daarna verwijderd |
| Afspraakgegevens in Cal.com en Google Agenda, als er geen klantrelatie uit voortkomt | 12 maanden na de afspraak |
| Contactgegevens van klanten en notities in ons CRM | Zolang de klantrelatie loopt en tot 2 jaar na het laatste contact of de laatste opdracht |
| Gegevens die we voor de Belastingdienst moeten bewaren (zoals facturen) | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Google Analytics: gebeurtenisgegevens | 14 maanden |
| Google Analytics: gebruikersgegevens | 2 maanden |
| Toestemmingsregistratie (CookieYes) | 1 jaar |
Hoe we je gegevens beveiligen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Denk daarbij aan:
- een versleutelde verbinding (HTTPS) op de hele website;
- toegang tot e-mail, CRM en server alleen voor de vennoten van FoxxWare, met persoonlijke accounts;
- inloggen op ons CRM kan alleen met een van de vier vooraf ingestelde accounts, via een persoonlijke inloglink per e-mail;
- tweestapsverificatie op onze e-mail-, Google- en hostingaccounts;
- servers en e-mail binnen de Europese Unie;
- regelmatige updates van de server en de software.
Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn misbruikt? Neem dan direct contact met ons op via info@foxxware.nl.
Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten:
- Recht op inzage: je mag weten welke gegevens we van je verwerken.
- Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren.
- Recht op verwijdering: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
- Recht op overdraagbaarheid: je kunt de gegevens die je ons hebt gegeven in een gangbaar formaat ontvangen.
- Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken: heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Dat geldt voor de toekomst.
Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een e-mail naar info@foxxware.nl. We reageren binnen één maand. Soms moeten we eerst controleren of het verzoek echt van jou komt. We vragen dan om aanvullende informatie, maar nooit om een kopie van je identiteitsbewijs als dat niet nodig is.
We nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking (zoals profilering) die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.
Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Minderjarigen
Onze website en diensten zijn gericht op bedrijven en niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. We verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten gaan gebruiken. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de ingangsdatum. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat duidelijk op de website zien.
Laatst bijgewerkt: 29 september 2026