De order staat in de mail. Iemand moet hem nog overtypen.
Software voor de groothandel draait vaak om orderverwerking. Orders komen binnen via de mail, de telefoon, een webshop of EDI, en moeten allemaal goed in het ERP terechtkomen. Wij bouwen maatwerk voor groothandels van 20 tot 200 mensen, rond het pakket dat je al hebt.
Waar de tijd weglekt in de groothandel
- 01
Orders uit de mail
Vaste klanten mailen hun bestelling, soms als pdf, soms gewoon in de tekst. Iemand typt hem regel voor regel over in het ERP, met het risico op een verkeerd artikelnummer of aantal.
- 02
Klantprijzen en prijslijsten
Elke klant heeft eigen afspraken over staffels, kortingen en nettoprijzen. Staan die in een Excel naast het ERP, dan klopt een offerte of factuur niet altijd met wat er is afgesproken.
- 03
Voorraad die niet klopt
De webshop toont iets als op voorraad terwijl het magazijn leeg is, of andersom. Als systemen niet op tijd met elkaar praten, merkt de klant het als eerste.
- 04
Klanten die bellen
Klanten bellen om te vragen waar hun levering blijft of om een factuur op te vragen. De binnendienst zoekt het op, keer op keer.
- 05
EDI van grote afnemers
Sommige grote afnemers sturen hun orders via EDI en verwachten orderbevestigingen en facturen ook zo terug. Zonder koppeling wordt zo'n bericht alsnog met de hand verwerkt.
Welke systemen je waarschijnlijk al hebt
Meestal hoeft er niets weg. Kan een pakket gegevens uitwisselen, dan bouwen we een koppeling. Kan het niet, dan zeggen we dat eerlijk.
- Het ERP
- Het hart van de administratie: artikelen, klanten, orders, voorraad en facturen. Bijvoorbeeld Exact, AFAS, Microsoft Dynamics 365 Business Central of SAP Business One.
- Een B2B-webshop
- Waar klanten zelf bestellen, tegen hun eigen prijzen. Bijvoorbeeld op WooCommerce of Magento, of als module van het ERP.
- Het magazijnsysteem
- Voor locaties, orderpicken en verzenden. Soms een module van het ERP, soms een los pakket.
- EDI
- Een afgesproken berichtvorm, zoals EDIFACT of XML, waarmee orders en facturen automatisch tussen systemen gaan. Vaak via een EDI-dienstverlener.
- Excel
- Voor prijsafspraken, de inkoopplanning of de lijst met klanten die teruggebeld moeten worden. Handig, tot twee mensen een andere versie hebben.
Wat we voor de groothandel bouwen
Orders vanzelf in het ERP
Orders uit de webshop, uit EDI of uit een vast bestandsformaat komen vanzelf in het ERP. Past een order niet, dan staat dat in een logboek en kijkt de binnendienst ernaar.
Een portaal voor je klanten
Klanten zien zelf hun orders, leveringen, facturen en eigen prijzen, en bestellen een vaste order opnieuw met een paar klikken.
Prijsafspraken uit de Excel
Klantprijzen, staffels en kortingen op één plek, die het ERP en de webshop allebei gebruiken.
Zelfcheck voor de groothandel
Vink aan wat je herkent.
0 van de 5 herkend
Vink aan wat je herkent.
De uitkomst verschijnt hier.
De groothandel in cijfers
De groothandel is een groot deel van de Nederlandse economie. Volgens het CBS behoorde in 2018 zo'n 7 procent van de bedrijven tot de groothandel, en was de sector in de jaren daarvoor goed voor bijna een derde van de omzet van het Nederlandse bedrijfsleven.
Tegelijk verkoopt lang niet elk handelsbedrijf elektronisch. In 2024 had volgens het CBS de helft van de handelsbedrijven met 10 of meer werkzame personen elektronische verkopen via een website, app of EDI. Daarbij zijn groot- en detailhandel samengenomen. Bij de andere helft komen orders op een andere manier binnen, zoals per mail of telefoon. Over het hele bedrijfsleven verkocht 7 procent van de bedrijven via EDI.
Waarom orderverwerking de eerste plek is om te kijken
Personeel vinden is in de groothandel minder moeilijk geworden. Volgens het UWV daalde het aandeel moeilijk vervulbare vacatures in de groothandel van 53 procent in 2023 naar 39 procent in 2025. Werkgevers noemen daarbij nog wel verkopers en financieel-administratieve medewerkers.
Tijd die zij aan overtypen en opzoeken kwijt zijn, gaat niet naar klanten of naar de administratie. Met de tijdlek-calculator reken je uit wat dat bij jullie kost.
Voorbeeld: zo zou het eruit zien
Dit is een bedacht voorbeeld, geen klantcase.
Een groothandel krijgt elke dag 60 orders per mail. Het overtypen in het ERP kost gemiddeld vier minuten per order. Dat is vier uur per dag, en bij 220 werkdagen 880 uur per jaar.
De vaste klanten bestellen voortaan in een portaal, waar hun eigen prijzen al in staan. Orders die als bestand binnenkomen, leest een koppeling in. De binnendienst kijkt alleen nog naar de orders die niet passen, zoals een onbekend artikel of een afwijkende prijs.
Wanneer je ERP of webshop genoeg is
Veel ERP-pakketten hebben een eigen webshop- of EDI-module. Werkt die voor jullie klanten, gebruik hem dan. Dat is goedkoper en sneller.
Maatwerk is er voor wat zo'n module niet goed doet, of als het ERP, de webshop en het magazijn niet met elkaar praten. Waar dat bij jullie zit, zien we het snelst door een dag mee te kijken. In de Impact Analyse brengen we dat in twee weken in kaart.
Veelgestelde vragen
Met WooCommerce hebben we koppelingen gebouwd. Voor andere webshops en ERP-pakketten zoeken we vooraf uit wat het pakket openstelt. Kan het niet, dan zeggen we dat eerlijk.
Dat hangt af van hoe ze binnenkomen. Een bestand dat een klant elke keer in dezelfde vorm stuurt, is goed in te lezen. Vrije tekst in een mail is lastiger. Dan kijken we samen wat haalbaar is, en of een portaal waarin de klant zelf bestelt beter werkt.
Meestal niet. Vaak is een koppeling of een portaal genoeg, en blijft het ERP de plek waar de administratie staat.
Dat hangt af van wat het moet doen en met welke systemen het moet praten. Daarom noemen we vooraf geen prijs. De Impact Analyse kost een vast bedrag van €1500 en eindigt met een concreet voorstel, met prijs.
Lees ook
- Tijdlek-calculatorReken in een minuut uit wat handmatig werk zoals overtypen en zoeken jullie per jaar kost, en hoe snel software dat terugverdient. Gratis en anoniem.
- InstallatiebedrijvenWerkbonnen die kantoor overtypt, een planning die bij elke storing omvalt. Wij bouwen software voor installatiebedrijven die aansluit op je pakket.
Benieuwd wat dit voor jullie kan betekenen?
In twintig minuten weet je of wij bij jullie probleem passen.
Gratis, ongeveer twintig minuten, online. Je zit nergens aan vast.