Twee systemen die niet met elkaar praten.
Wat in het ene systeem staat, gaat nu met de hand het andere in. Een koppeling laten maken haalt dat overtypen weg: de systemen geven de gegevens zelf aan elkaar door. Je houdt de pakketten die je al hebt. Wij bouwen de verbinding ertussen en houden die bij als er later iets verandert.
Zo gaat het nu vaak
- Wat in het ene systeem staat, gaat met de hand het andere in.
- Een bestelling uit de webshop wordt overgetypt in de boekhouding.
- Klantgegevens staan in twee systemen, en ze zijn net niet hetzelfde.
- Elke vrijdag stelt iemand met de hand een overzicht samen uit drie pakketten.
- Een typfout bij het overnemen merk je pas als de factuur niet klopt.
Wat een koppeling doet
Een koppeling laat twee systemen zelf gegevens uitwisselen, zodat niemand ze meer met de hand hoeft over te nemen. Een bestelling uit de webshop komt dan vanzelf in de boekhouding, en een nieuwe klant staat meteen in beide systemen.
Meestal gaat dat via een API. Dat is een vaste ingang die een softwareleverancier in zijn systeem maakt, met afspraken over welke gegevens erin en eruit mogen. Een koppeling gebruikt die ingangen aan twee kanten en zet de gegevens van het ene systeem om naar de vorm die het andere verwacht. Grote pakketten zoals Exact Online en AFAS hebben zo'n ingang. Bij kleinere of oudere systemen is het per geval uitzoeken.
Welke koppelingen we vaak tegenkomen
Het gaat bijna altijd om werk dat nu iemand met de hand doet. Een paar voorbeelden:
| Van | Naar | Wat er dan vanzelf gaat |
|---|---|---|
| Webshop | Boekhouding | Bestellingen en facturen |
| Website of agenda | CRM | Aanvragen en contactgegevens |
| App op locatie | Salaris of facturatie | Gewerkte uren en gebruikt materiaal |
| Planning | Agenda's van medewerkers | Afspraken en wijzigingen |
| Meerdere pakketten | Een overzicht | De cijfers voor de wekelijkse rapportage |
Welke gegevens precies waar heen moeten, zoeken we uit met de mensen die het nu met de hand doen. Zij weten welk veld altijd net anders heet en welke uitzondering er elke week weer tussen zit.
Hoe we het aanpakken
We beginnen met uitzoeken wat de systemen toelaten, voordat we iets beloven. Elk pakket werkt anders, en een koppeling is zo betrouwbaar als de zwakste kant. Heeft een systeem geen ingang, dan zeggen we dat. Soms kunnen we er toch iets omheen bouwen, bijvoorbeeld met bestanden die het systeem al kan exporteren.
Daarna bouwen we de koppeling en testen we hem met echte gegevens. We regelen ook wat er gebeurt als er iets niet doorkomt, zodat het niet stilletjes misgaat. Ervaring hebben we met WordPress en WooCommerce; elk ander systeem verkennen we eerst grondig.
Na oplevering bieden we onderhoud aan. Leveranciers passen hun systemen af en toe aan, en dan moet de koppeling mee. Wil je eerst weten welke koppelingen bij jullie het meeste opleveren, dan brengen we dat in de Impact Analyse in twee weken in kaart.
Een klein voorbeeld: onze eigen website
Plant iemand op onze site een digitaal koffietje in, dan regelen twee koppelingen de rest. De agenda geeft de afspraak door aan onze server, en die stuurt meteen een bevestiging met onze flyer. De aanvraag komt daarnaast in ons CRM terecht, zodat we bij het gesprek al weten wie we spreken.
Het is een klein voorbeeld, maar het laat zien waar het om gaat: niemand hoeft iets over te nemen, en er valt niets tussen wal en schip.
Wanneer een standaardtool genoeg is
Niet elke koppeling hoeft maatwerk te zijn. Gaat het om een kleine koppeling, en hoeft er verder niets omheen gebouwd te worden, dan is een tool als Zapier of Make vaak goedkoper. Veel pakketten bieden ook zelf al koppelingen aan met bekende andere pakketten. Die proberen we eerst.
Maatwerk wordt interessant als er logica tussen zit die zo'n tool niet aankan, als er veel gegevens heen en weer gaan, of als de koppeling onderdeel is van iets groters. Bijvoorbeeld als je een Excel vervangt door software en die software met je boekhouding moet praten.
Voor en na
| Taak | Nu | Daarna |
|---|---|---|
| Gegevens van het ene naar het andere systeem | Iemand neemt ze met de hand over | De koppeling geeft ze automatisch door |
| Een fout bij het overnemen | Merk je pas later, bijvoorbeeld bij de factuur | Er wordt niet meer overgetypt, dus die fout ontstaat niet |
| Het wekelijkse overzicht | Met de hand samengesteld uit verschillende pakketten | Haalt zijn gegevens zelf op uit de systemen |
| Een leverancier verandert iets aan zijn systeem | De koppeling ligt stil tot iemand het merkt | Met onderhoud passen wij de koppeling aan |
Zo pakken we het aan
- 01Gratis · ~20 min
Digitaal koffietje
Even videobellen. Jij vertelt waar je team tegenaan loopt, wij vertellen hoe we werken.
- 02Vrijblijvend
Bezoek op locatie
Klikt het? Dan komen we langs. We leren je organisatie en je mensen kennen, lopen mee met het proces en lichten onze Impact Analyse toe.
- 03€1500
Impact Analyse
In ongeveer twee weken brengen we je IT-landschap, de business case en de knelpunten van je medewerkers in kaart. Je krijgt een concreet voorstel terug, onderbouwd met cijfers.
- 04Jij beslist
Offerte
Na de analyse weet je precies wat het oplevert én wat het kost. Je krijgt een heldere offerte en beslist zelf of we samen verder bouwen.
Wat kost het?
Wat een koppeling kost, hangt af van welke systemen het zijn en wat die toelaten. Verder telt mee hoeveel soorten gegevens er heen en weer gaan, of het één kant op gaat of twee kanten op, hoe snel het moet gebeuren, en wat er moet gebeuren als iets niet doorkomt. Na oplevering komt er onderhoud bij.
Weet je nog niet precies wat je nodig hebt? Begin met de Impact Analyse: in twee weken een rapport en een concreet voorstel, voor een vast bedrag.
€1500
Veelgestelde vragen
Een API is een vaste ingang die een softwareleverancier in zijn systeem maakt, zodat andere systemen er gegevens kunnen ophalen of afgeven. Een API-koppeling gebruikt die ingang om twee systemen automatisch met elkaar te laten praten.
Dat hangt af van wat een systeem toelaat. Veel pakketten hebben een API, zoals Exact Online en AFAS. Ervaring hebben we met WordPress en WooCommerce. Bij elk ander systeem zoeken we eerst uit wat er kan, voordat we iets beloven.
Dan zeggen we dat eerlijk. Soms kunnen we er toch iets omheen bouwen, bijvoorbeeld via bestanden die het systeem al kan exporteren. Kan dat ook niet, dan hoor je dat voordat je ergens aan vastzit.
Dan kan een koppeling stoppen met werken. Daarom bieden we na oplevering onderhoud aan: wij passen de koppeling aan als een van de systemen verandert.
Soms wel. Is de koppeling klein en hoeft er verder niets omheen gebouwd te worden, dan is zo'n standaardtool vaak goedkoper. Dat zeggen we dan ook.
Met een digitaal koffietje van twintig minuten. Daarna brengen we met de Impact Analyse in kaart welke gegevens waar heen moeten en wat de systemen toelaten.
Lees ook
- Excel vervangenLoopt er een Excel naast je systeem mee? Wij vervangen dat bestand door software waarin iedereen met dezelfde gegevens werkt, je oude data inbegrepen.
- WebapplicatieEén plek waar het werk staat, die iedereen in de browser opent. Wij bouwen webapplicaties rond hoe jullie werken, en houden ze na oplevering bij.
- ZelfcheckZeven situaties die je op de werkvloer herkent. Vink aan wat klopt en zie waar de tijd waarschijnlijk weglekt. Een minuut, geen e-mailadres nodig.
- CasesEigen werk en projecten waar we bij andere bedrijven aan meebouwden: per project de situatie, wat we bouwden en wat we leerden over de gebruikers.
Benieuwd wat dit voor jullie kan betekenen?
In twintig minuten weet je of wij bij jullie probleem passen.
Gratis, ongeveer twintig minuten, online. Je zit nergens aan vast.