Je klanten bellen om te vragen hoe het ervoor staat.

Wat een klantportaal is

Een klantportaal is een beveiligde omgeving op internet waar je klanten inloggen om hun eigen gegevens te zien en zaken met jullie te regelen. Elke klant ziet alleen wat bij hem hoort. Wat jullie op kantoor bijwerken, staat ook meteen in het portaal.

Zo verschuift een deel van het werk. Vragen die nu per telefoon of mail binnenkomen, zoals waar een order is of waar een factuur staat, beantwoordt het portaal zelf. Op kantoor blijft er meer tijd over voor de vragen die echt een mens nodig hebben.

Wat we vaak bouwen

• Inzien van een dossier, order of aanvraag, met de status erbij.
• Documenten en facturen die klanten zelf downloaden.
• Bestanden aanleveren door ze te uploaden bij het juiste dossier.
• Een melding of aanvraag doen via een formulier dat meteen bij de juiste persoon terechtkomt.
• Orders bekijken of plaatsen, bijvoorbeeld voor vaste klanten die regelmatig bestellen.
• Een afspraak maken op een moment dat jullie beschikbaar zijn.

Een portaal hoeft niet alles tegelijk te kunnen. Vaak beginnen we met de vragen die het vaakst binnenkomen, en bouwen we daarna verder.

Een leveranciersportaal werkt hetzelfde

Hetzelfde idee werkt ook voor leveranciers. In een leveranciersportaal zien leveranciers hun orders, leveren ze documenten aan en zien ze hoe het met een betaling staat. Ook dan verdwijnt een deel van de mail heen en weer, en staat alles bij de juiste order.

Inloggen en veiligheid

Hoe je klanten inloggen, kiezen we samen. Dat kan met een wachtwoord, met een inloglink per mail of met bijvoorbeeld een Google-account. Gaat het om gevoelige gegevens, dan komt er tweestapsverificatie bij. Per klant kunnen meerdere mensen een eigen account krijgen, elk met hun eigen rechten.

Waar het portaal draait, hangt af van jullie eisen. Het kan bij ons draaien of in jullie eigen omgeving. Dat bespreken we vooraf, samen met hoe we omgaan met de gegevens van jullie klanten. Na de oplevering bieden we onderhoud aan, zodat het portaal veilig blijft.

In je eigen huisstijl, ook op de telefoon

Het portaal krijgt jullie huisstijl en kan op een eigen adres draaien, zoals portaal.jullienaam.nl. Voor je klanten voelt het als een deel van jullie bedrijf.

Technisch is een klantportaal een webapplicatie met een ingang voor mensen van buiten. Het werkt in de browser, op de computer en op de telefoon, zonder dat je klanten iets hoeven te installeren. Moet het portaal gegevens laten zien uit een systeem dat jullie al hebben, dan bouwen we een koppeling met dat systeem. Kan dat niet, dan zeggen we dat eerlijk.

Gebouwd rond de vragen van je klanten

Een portaal waar klanten niet uit zichzelf naartoe gaan, levert niets op. Daarom beginnen we bij de vragen die nu binnenkomen: wat vragen klanten het vaakst, en wat moet daarvoor op kantoor worden opgezocht? In de Impact Analyse brengen we dat in twee weken in kaart.

Daarna houden we het portaal zo eenvoudig mogelijk, zodat je klant zonder uitleg ziet waar hij moet zijn. We hebben eerder een klantportaal voor een klant gebouwd.

Wanneer een standaardportaal genoeg is

Veel pakketten hebben zelf al een klantportaal, zoals boekhoud- en CRM-pakketten. Doet dat portaal wat je klanten nodig hebben, gebruik het dan eerst. Dat is goedkoper en sneller.

Een klantportaal laten maken wordt de betere keuze als het portaal gegevens uit meer dan één systeem moet laten zien, of als je klanten er iets in moeten kunnen dat het pakket niet ondersteunt.