Softwarebedrijf kiezen: 12 vragen vóór de offerte

Wie software laat maken, vergelijkt vaak offertes op prijs en kijkt welke partij de mooiste demo laat zien. Begrijpelijk, maar het zegt weinig over hoe het project straks loopt. De belangrijkste keuze maak je eerder: bij welke partij je überhaupt een offerte aanvraagt. Deze twaalf vragen helpen je daarbij.

Waarom de keuze vóór de offerte valt

De keuze voor een softwarebedrijf maak je eigenlijk al voordat er een offerte ligt, want daarna zit je er vaak aan vast. Als ondernemers ons vertellen over eerdere softwareprojecten bij andere partijen, horen we regelmatig dat ze later in het proces niet blij waren met de partij die ze kozen. Er werd niet gedaan wat ze verwachtten, en overstappen was lastig omdat het project al liep.

Een ander verhaal uit die gesprekken: de software werd opgeleverd, en toen bleek dat die niet aan de verwachtingen voldeed. Of hij had niet de impact die het bedrijf voor ogen had. De mensen die ermee moesten werken waren niet tevreden en gingen door op de oude manier. Hoe dat in de praktijk gaat, lees je in ons artikel over waarom je team nieuwe software niet gebruikt.

Beide verhalen beginnen bij hetzelfde punt: de verkeerde vragen aan het begin. In gesprekken met ondernemers krijgen wij vooral vragen over de eindoplossing. Wat kunnen jullie? Kunnen jullie dit maken? Werken jullie ook met AI? Dat zijn terechte vragen, maar ze horen niet vooraan. Je wilt vooral een oplossing die aansluit bij wat je echt nodig hebt, en daarvoor moet een partij eerst begrijpen wat er speelt. Vaak is dat het probleem achter het probleem.

Vragen over je probleem

De eerste vier vragen gaan over de vraag of een partij jouw probleem wil begrijpen voordat ze een oplossing voorstelt.

1. Vraagt de partij eerst naar het probleem, of begint ze meteen over de oplossing? Let op het eerste gesprek. Gaat het vooral over wat de partij kan, welke technieken ze gebruikt en wat ze eerder heeft gebouwd? Of stelt ze vooral vragen over hoe het werk nu loopt en waar het vastloopt? Een partij die meteen een oplossing heeft, loopt het risico iets te maken wat uiteindelijk niet blijkt te helpen.

2. Komen ze kijken waar het werk gebeurt, en praten ze met de mensen die het gaan gebruiken? Wat de directie ziet, is maar een deel van het verhaal. De mensen die het systeem elke dag gaan openen, weten waar het echt knelt. Een partij die alleen met de leiding praat, mist een groot deel van het probleem.

3. Hoe toetsen ze het ontwerp bij die gebruikers voordat er gebouwd wordt? Een ontwerp aanpassen is veel goedkoper dan software ombouwen. Vraag of je team de eerste ontwerpen te zien krijgt, en wat er met hun reactie gebeurt.

4. Hoe meten we straks of het iets heeft opgeleverd? Spreek vooraf af waaraan je ziet dat het werkt. Dat kan bespaarde tijd zijn, maar ook minder fouten of minder avonden achter de administratie. Een partij die daar zelf naar vraagt, denkt verder dan de oplevering.

Vragen over wie het werk doet

De volgende drie vragen gaan over de mensen en de manier van werken.

5. Wie zit er bij het eerste gesprek, en wie bouwt er straks? Bij sommige partijen voer je het eerste gesprek met een verkoper, en werken er daarna mensen aan je project die je nooit hebt gesproken. Dan gaat er onderweg informatie verloren. Vraag dus wie je straks aan de lijn krijgt als er iets moet veranderen.

6. Wanneer kun je bijsturen of stoppen? Als je pas aan het eind ziet wat er is gebouwd, is bijsturen duur. Vraag hoe vaak je tussentijds iets te zien krijgt, en of je na een eerste stap nog kunt besluiten om niet verder te gaan.

7. Wat kost de eerste stap, en wat krijg je daarvoor? Een groot project in één keer laten offreren, is een gok voor beide kanten. Vraag of er een kleinere eerste stap mogelijk is, met een vaste prijs en een duidelijk resultaat, waarna je zelf beslist of je doorgaat.

Vragen over eigendom en je gegevens

Deze drie vragen voorkomen dat je later vastzit aan een partij waar je niet meer blij mee bent.

8. Van wie wordt de code? Dit is de vraag die het vaakst wordt vergeten. Als je niets afspreekt, ligt het auteursrecht op maatwerksoftware bij de maker, meestal de leverancier. Dat je ervoor betaald hebt, maakt je nog geen eigenaar (Dirkzwager). Overdracht moet volgens artikel 2 van de Auteurswet schriftelijk gebeuren. Leg dus vóór de start vast wie eigenaar wordt, of welk gebruiksrecht je krijgt.

9. Krijg je de broncode en de documentatie? Ook als je eigenaar bent, heb je weinig aan software die alleen de oorspronkelijke bouwer kan aanpassen. Met de broncode en goede documentatie kan een andere partij het werk overnemen als dat ooit nodig is. Dirkzwager raadt aan om die toegang altijd te regelen.

10. Waar staan je gegevens, en kun je ze eruit halen? Vraag op welke server je gegevens komen te staan, en of je ze in een bruikbaar formaat kunt opvragen. Dat advies geeft ook een ondernemer in een artikel op KVK: ga na welke gegevens je uit de software kunt halen en waar de server staat, zeker bij gevoelige bedrijfsgegevens.

Vragen over na de oplevering

De laatste twee vragen gaan over wat er gebeurt als de software eenmaal draait.

11. Wie doet het onderhoud, en wat kost dat per jaar? Software heeft na de oplevering onderhoud nodig, bijvoorbeeld voor beveiligingsupdates en kleine aanpassingen. Vraag wie dat doet en wat het jaarlijks kost, zodat je het in je begroting kunt meenemen. Welke bedragen softwarebedrijven daarvoor noemen, lees je in ons artikel over wat maatwerk software kost.

12. Komt er een verwerkersovereenkomst als ze persoonsgegevens verwerken? Bewaart of beheert het softwarebedrijf gegevens van je klanten of medewerkers, dan verwerkt het die voor jou. Volgens de AVG heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig (Ondernemersplein). Je blijft zelf verantwoordelijk voor die gegevens, dus regel dit vóór de start.

Waarom de prijs niet de eerste vraag is

De prijs zegt weinig zolang je niet weet wat je ervoor terugkrijgt. Het gaat erom wat je er uiteindelijk aan overhoudt. Dat kan bespaarde tijd zijn, maar ook kwalitatieve winst, zoals minder avonden bezig zijn met administratie. Een goedkope oplossing die niet aansluit, kost je meer dan een duurdere die je probleem wel oplost.

Zet daarom eerst op een rij wat het huidige probleem je kost en wat een oplossing zou moeten opleveren. Hoe je dat doet, lees je in ons artikel over de business case voor software. Met die business case in de hand kun je offertes vergelijken op wat ze opleveren, naast wat ze kosten.

Zo beantwoorden wij deze vragen

We vinden het eerlijk om zelf ook antwoord te geven op een paar van deze vragen. Wie bij het eerste gesprek zit, werkt ook aan het project: we zijn met vier mensen, en er is geen accountmanager die het doorgeeft. We komen kijken waar het werk gebeurt, en praten met de mensen die de software straks gebruiken.

Over het eigendom van de code, de broncode en de plek waar je gegevens staan, maken we per project afspraken, want wat past hangt af van de situatie. Ook het onderhoud na de oplevering doen wij. Wat dat kost, hangt net als de rest van het project af van wat er gebouwd wordt.

De eerste stap is bij ons een Impact Analyse. In twee weken brengen we in kaart wat er echt speelt: waar de tijd weglekt en waar je medewerkers op vastlopen. Je krijgt een rapport met een concreet voorstel, voor een vaste prijs, en daarna beslis je zelf of je verder wilt. Hoe het daarna verdergaat, lees je bij hoe we software ontwikkelen. Wil je eerst kennismaken, plan een digitaal koffietje; dat is twintig minuten en gratis.