Kort antwoord
Werkbonnen digitaliseer je door te beginnen bij de mensen die ze invullen: vraag hoe zij het nu ervaren en hoeveel tijd het kost. Kies daarna een systeem dat werkt waar zij werken, ook met handschoenen aan of zonder bereik. Test het met een paar collega's voordat iedereen overstapt, zodat niemand terugvalt op papier.
Een monteur rondt een klus af, stapt in de bus en vult snel de werkbon in voordat hij doorrijdt naar de volgende klant. Op kantoor typt iemand die bon later over in het systeem, als hij tenminste niet kwijt is. Het werkt, maar er gaat ongemerkt veel tijd in zitten. Dit artikel laat zien hoe je in stappen van papier naar een digitaal systeem gaat, te beginnen bij de mensen die de bonnen invullen.
Waarom werkbonnen op papier zoveel tijd kosten
Werkbonnen op papier kosten tijd omdat ze twee keer worden ingevuld: één keer op locatie en één keer in het systeem op kantoor. Hoe dat precies gaat, verschilt per bedrijf. Wat we vaak horen, is dat monteurs de bon achteraf in de bus even snel invullen. Of ze zetten het kort in hun telefoon en werken het later op kantoor uit.
Omdat het snel moet, wordt er weleens iets over het hoofd gezien of vergeten in te vullen. Een paar dagen later is het dan lastig om te bepalen wat er ook alweer met de klant was besproken. Met papier is er daarnaast het risico dat een bon kwijtraakt. En wie de bonnen zelf in het systeem moet zetten, is daar soms 's avonds nog mee bezig.
Toch blijven veel bedrijven bij papier, omdat veranderen als gedoe voelt en de huidige manier eigenlijk wel prima werkt. Daarbij wordt vaak onderschat hoeveel tijd er echt weglekt. Per bon gaat het om een paar minuten, maar als je alle tijd en frustratie bij elkaar optelt, kan het best wat zijn.
Waarom digitaliseren soms mislukt
Digitaliseren mislukt meestal als het nieuwe systeem te ver afstaat van hoe mensen gewend waren te werken. Een systeem moet voor de organisatie zorgen voor efficiënter werk, maar het moet ook fijn zijn voor de monteur die er elke dag mee werkt. Dat zijn twee verschillende vragen, en de tweede wordt vaak vergeten.
De mensen die het systeem gebruiken, moeten erachter staan. Is dat niet zo, dan gaan ze stilletjes door op de oude manier: de bon toch op papier, of een foto van een briefje in de groepsapp. Dan draaien er ineens twee systemen naast elkaar, en weet niemand meer welke bon de goede is. Hoe dat in de praktijk misgaat en wat helpt, lees je in ons artikel over waarom je team nieuwe software niet gebruikt.
Stappenplan: van papier naar systeem
Je gaat van papier naar een digitaal systeem door eerst te luisteren en pas daarna te kiezen. Dit zijn de stappen.
- Praat met de mensen die de werkbonnen invullen. Vraag hoe zij het nu ervaren. Laat ze eerlijk zijn en zeg erbij dat het geen beoordeling van hun werk is, want dat is soms een angst die mensen hebben. Praat zowel met mensen die er al jaren mee werken als met collega's die net begonnen zijn. Wie al lang meeloopt, is vaak minder kritisch. Een nieuwe collega ziet met een verse blik hoe lastig het soms echt is.
- Kijk mee als je het werk zelf niet kent. Ga een dag mee met een monteur en zie waar en hoe de werkbon wordt ingevuld. In de bus, in een kruipruimte, met handschoenen aan: dat bepaalt wat een systeem moet kunnen.
- Vraag hoe lang het duurt en wat ze zouden verbeteren. Hoeveel tijd zijn ze gemiddeld kwijt aan een werkbon, inclusief het overtypen op kantoor? En als ze één ding aan de werkwijze mochten veranderen, wat zou dat zijn?
- Tel de tijd en de frustratie bij elkaar op. Reken uit hoeveel uur er per jaar in de werkbonnen gaat zitten. Hoe je dat doet, lees je in ons artikel over de business case voor software. Zet daarnaast wat niet in geld te vangen is, zoals bonnen die kwijtraken of avonden achter de computer.
- Kies een bestaande app of maatwerk. Leg je bevindingen naast wat er op de markt is. Daarover meer in de laatste secties.
- Test met een paar collega's voordat iedereen overstapt. Laat twee of drie monteurs een paar weken met het nieuwe systeem werken. Wat zij missen of lastig vinden, pas je aan voordat de rest van het team overstapt. Laat die eerste collega's daarna hun ervaring delen met de rest. Een monteur die zegt dat het werkt, overtuigt zijn collega's vaak beter dan een uitleg van kantoor.
Waar een digitale werkbon aan moet voldoen
Een digitale werkbon moet vooral werken op de plek waar de monteur staat. Kijk daarom vanuit de monteur naar deze punten:
- Weinig stappen en grote knoppen. Iemand met handschoenen aan in een kruipruimte heeft geen geduld voor een lang formulier met kleine velden. Hoe minder hij hoeft in te typen, hoe beter.
- Werkt ook zonder bereik. In een kelder of kruipruimte is er vaak geen internet. De monteur moet de bon dan toch kunnen invullen, waarna hij wordt verstuurd zodra er weer bereik is.
- Foto's toevoegen. Een foto van de situatie voor en na zegt vaak meer dan een beschrijving, en voorkomt discussie achteraf over wat er besproken of gedaan is.
- Aftekenen door de klant. Een handtekening op het scherm is volgens Ondernemersplein een gewone elektronische handtekening. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening staat juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. Bepaal dus vooraf welke vorm je voor je werk nodig hebt.
- Doorsturen naar planning en boekhouding. Een werkbon die digitaal is ingevuld, maar op kantoor alsnog wordt overgetypt, levert maar de helft op. Zorg dat de gegevens automatisch doorgaan naar je planning en facturatie, zodat de klant sneller een factuur krijgt en niemand dezelfde gegevens twee keer invoert.
Ook op kantoor stelt een werkbon eisen. Werkbonnen horen bij je administratie, die je volgens de Belastingdienst 7 jaar moet bewaren. Een digitaal systeem moet ze dus minstens zo lang kunnen bewaren en terugvinden. En omdat een werkbon klantgegevens bevat, geldt de AVG: vraag niet meer persoonsgegevens dan nodig (Ondernemersplein).
Wanneer een bestaande werkbon-app volstaat
Een bestaande werkbon-app volstaat als jij en je mensen tevreden zijn over hoe het nu loopt en er weinig tijd te winnen is. Er zijn genoeg apps op de markt die het invullen van een werkbon goed regelen. Doen ze wat je nodig hebt en werken je monteurs er graag mee, dan is maatwerk zelden de moeite waard.
Het wordt anders als nieuwe medewerkers lang nodig hebben om het systeem te begrijpen, of als er op veel plekken tijd weglekt. Bijvoorbeeld omdat de werkbon niet aansluit op je planning of je boekhouding, en er alsnog wordt overgetypt. Dan is het zeker de moeite waard om te kijken wat er mogelijk is. De verse blik uit stap 1 helpt je om dat eerlijk te beoordelen.
Hoe wij werkbonnen digitaliseren
We beginnen bij de monteur: we kijken mee waar het werk gebeurt en vragen wat hem tijd kost. Pas daarna kijken we of een bestaande app volstaat of dat er iets op maat nodig is, dat aansluit op je planning en boekhouding. Meestal hoeft er niets weg: we bouwen om je bestaande pakketten heen of koppelen eraan. Bekijk hoe we je helpen tussen onze diensten. Werk je in de installatietechniek, kijk dan ook bij software voor installatiebedrijven.
Veelgestelde vragen
Werkbonnen horen bij je administratie, en die moet je volgens de Belastingdienst 7 jaar bewaren. Een digitaal systeem moet je werkbonnen dus minstens zo lang kunnen bewaren en terugvinden.
Een handtekening op een scherm is een gewone elektronische handtekening. Volgens Ondernemersplein staat alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. Twijfel je of een gewone handtekening voor jouw werk volstaat, vraag het dan na bij een jurist.
Kies een systeem dat ook zonder internet werkt. De monteur vult de werkbon dan gewoon in, en de app verstuurt hem zodra er weer bereik is.
