Access database vervangen: wanneer, hoe, kosten

Misschien draait er in jouw bedrijf ook een Access-database die ooit is begonnen als handig hulpmiddel. Iemand die er goed in was, bouwde er een klantenlijst of een orderadministratie mee, en het werkte. Jaren later doet die database veel meer dan bedoeld, en vraagt men zich af of het nog de juiste plek is voor al die gegevens. Dit artikel helpt je dat zelf te beoordelen.

Wat is Microsoft Access, en waarom gebruiken zoveel bedrijven het?

Microsoft Access is een databaseprogramma van Microsoft waarmee je zonder programmeerkennis een eigen kleine applicatie kunt bouwen, met tabellen voor gegevens, invulschermen en rapporten. Het hoort bij sommige Microsoft 365-pakketten en is er ook los te koop. Alles staat in één bestand, dat je op een pc of een gedeelde netwerkschijf zet.

Dat maakt Access aantrekkelijk. Een ondernemer of medewerker met wat handigheid kan er in korte tijd iets mee maken dat precies aansluit op het eigen werk, zonder dat er een softwarebedrijf aan te pas komt. Veel Access-databases zijn daarom slimme oplossingen, gebouwd door iemand die het bedrijf door en door kent. Het nadeel komt meestal pas later, als de database groeit en meer mensen ermee moeten werken.

Van kleine app naar alles-app: een voorbeeld uit de bouw

Bij een bouwbedrijf met zo'n vijftig medewerkers zagen we hoe een Access-database in de loop der jaren uitgroeide tot het hart van het bedrijf. De eigenaar had hem zelf gebouwd. Het begon met een paar kleine functies en groeide door tot een applicatie voor bijna alles.

De database deed dienst als CRM, met alle klantgegevens. Aan die klanten waren projecten gekoppeld, met tijdlijnen en budgetten, en per project werd bijgehouden wat er ingekocht moest worden. Daarnaast hield de eigenaar er de personeelszaken in bij. Alles wat het bedrijf draaiende hield, stond in één bestand.

Omdat de eigenaar het helemaal naar eigen hand had ingericht, werkte het voor hem goed. Voor anderen was het lastig te begrijpen en te gebruiken, mede omdat Access zelf niet het gebruiksvriendelijkste programma is. Bovendien draaide het alleen op zijn eigen pc. Zelf zag hij twee problemen: zijn medewerkers konden er moeilijk in werken, en het voelde niet veilig.

Dat patroon zien we vaker. Iemand bouwt een mini-app voor een paar eenvoudige zaken, en die groeit door tot een alles-app. Voor de bouwer werkt het prima, dus er is weinig reden om over te stappen. Ondertussen is er wel een grote afhankelijkheid ontstaan, van één bestand, één pc en één persoon.

Wanneer is het tijd om Access te vervangen?

Het is tijd om naar een alternatief te kijken als meerdere van onderstaande signalen herkenbaar zijn. Eén signaal is geen reden om meteen alles om te gooien, maar samen geven ze een goed beeld.

1. Het team kan er niet goed in werken. De database is ingericht voor één persoon, en anderen weten niet hoe het werkt. Het zou fijn zijn als het hele team erin kan werken.
2. Alles leunt op één pc of één persoon. Wat gebeurt er als die pc kapotgaat, of als de bouwer van de database er niet is? Als het antwoord "dan staat alles stil" is, is dat een risico.
3. De grenzen van Access komen in zicht. Een Access-database is volgens Microsoft maximaal 2 GB groot en kan door maximaal 255 mensen tegelijk worden gebruikt. Wie veel documenten of jaren aan gegevens bewaart, kan daar sneller tegenaan lopen dan verwacht.
4. Je gebruikt een versie die geen updates meer krijgt. Daarover meer in de volgende sectie.
5. Er staan gevoelige gegevens in. Personeelsgegevens en klantgegevens vragen om goede beveiliging en back-ups. Een bestand op een losse pc biedt dat zelden.

Access volstaat nog prima voor een overzichtelijke database die één of een paar mensen gebruiken, op een actuele versie, met goede back-ups. Ook als er niet veel van afhangt, is er weinig reden om over te stappen.

Wat Microsoft zelf zegt over Access

Access zelf blijft bestaan, en alleen oudere versies krijgen geen ondersteuning meer. Access zit nog in Microsoft 365, en Microsoft heeft geen einddatum voor het programma aangekondigd. Voor oudere versies ligt dat anders. De ondersteuning van Access 2019 is in oktober 2025 gestopt, net als die van Office 2016 en 2019. Volgens Microsoft blijven die programma's werken, maar komen er geen beveiligingsupdates meer voor nieuwe lekken.

Gebruik je zo'n oude versie, dan is bijwerken naar een actuele versie de eerste stap. Dat lost de beveiligingsupdates op, maar niet de andere signalen: het blijft één bestand dat lastig is voor het team en afhangt van één plek.

Microsoft beschrijft zelf ook een manier om verder te gaan: de gegevens overzetten naar SQL Server, een zwaardere database van Microsoft. Daarvoor bestaat een hulpprogramma. Volgens Microsoft zet dat vooral de tabellen en eenvoudige zoekopdrachten over. Formulieren, rapporten, macro's en VBA-code, de programmeertaal achter Access, gaan niet mee. De schermen en de logica moet je dus hoe dan ook opnieuw bouwen.

Zo vervang je Access stap voor stap

Een Access-database vervang je door eerst goed te begrijpen wat hij nu doet, en daarna stap voor stap iets beters te bouwen. Het bedrijf hoeft daarvoor niet stil te liggen.

1. Breng in kaart waar de database nu voor dient. Welke onderdelen zitten erin, zoals klanten, projecten, inkoop en personeel? Wie gebruikt welk deel, en hoe vaak? Vaak blijkt de database meer te doen dan iemand zich herinnert.
2. Bepaal wat je zelf wilt en waar de meeste winst zit. Niet alles hoeft tegelijk. Begin met het onderdeel waar het team de meeste last van heeft, of waar de grootste risico's zitten.
3. Kijk per onderdeel hoe het veiliger en makkelijker kan. Neem mee wat goed werkt in de huidige database, want de bouwer heeft er vaak slimme keuzes in gemaakt. Met die drie stappen heb je een helder beeld van wat je hebt en wat je wilt. Het bouwen zelf is daarna werk voor een softwarebedrijf. Let er bij het kiezen van een partij op dat deze stappen in hun aanpak terugkomen:

• Ontwerpen die getoetst worden bij de mensen die ermee werken. Herkennen zij zich in de verbeteringen? Dat wil je weten voordat er gebouwd wordt.
• Zorgvuldig overzetten van de gegevens. Oude gegevens bevatten vaak dubbele regels of velden die anders zijn gebruikt dan bedoeld. Een goede partij schoont die eerst op, zodat het nieuwe systeem met een goede basis start.
• Een beveiligde server met back-ups. Dan kost een kapotte pc geen gegevens meer. Als webapplicatie werkt het in de browser, voor het hele team en vanaf elke plek.

Door het in stappen te doen, kun je Access voor de onderdelen die nog niet zijn overgezet gewoon blijven gebruiken. Zo blijft de bedrijfsvoering doorlopen, en kan het team rustig wennen aan het nieuwe systeem.

Wat kost het om Access te vervangen?

Wat het kost om een Access-database te vervangen, hangt vooral af van hoeveel onderdelen erin zitten en hoeveel logica erachter zit. De bedragen hieronder komen van Nederlandse softwarebedrijven die ze op hun eigen website publiceren. Gebruik ze als richting.

Een database zoals die van het bouwbedrijf, met CRM, projecten, inkoop en personeelszaken, valt al snel in de middelste categorie. Omdat je in stappen kunt werken, hoef je dat bedrag niet in één keer uit te geven. Je begint met het onderdeel dat de meeste winst oplevert. Meer over wat maatwerk kost en waar de verschillen vandaan komen, lees je in ons artikel over wat maatwerk software kost.

Hoe wij Access-databases vervangen

Wie zelf een database heeft gebouwd die jarenlang het bedrijf heeft gedragen, heeft iets waardevols gemaakt. Daar beginnen we ook: we kijken eerst wat de database nu allemaal doet en wat er goed aan is, en praten met de mensen die erin werken of dat graag zouden doen. Meestal hoeft er niet alles in één keer weg. We bouwen het nieuwe systeem in stappen, en na elke stap beslis je zelf of we doorgaan. Hoe we dat aanpakken, lees je bij legacy software vervangen.