Excel als database: 7 risico signalen

Bijna elk bedrijf heeft wel een Excel-bestand dat ooit begon als een handig lijstje en nu een halve administratie is. Iedereen voelt aan dat het zo eigenlijk niet bedoeld is. Het werkt alleen wel, en iets anders opzetten kost tijd. De vraag is op welk moment dat bestand je meer kost dan het oplevert.

Kun je Excel als database gebruiken?

Je kunt Excel als database gebruiken zolang één persoon het bijhoudt en er niet veel van afhangt. Daarom gebeurt het ook zo vaak: Excel staat al op elke computer, iedereen snapt hoe het werkt en je hebt in vijf minuten een lijst met kolommen. Bij kleinere bedrijven zag ik dat één persoon zo de boekhouding bijhield. Bij grotere organisaties zag ik het als er snel iets moest worden vastgelegd en er geen goed of betaalbaar alternatief voorhanden was.

De meeste mensen weten best dat Excel niet de beste plek is voor hun gegevens. Ze kiezen het omdat het eenvoudig en snel is, en dat is een terechte reden. Het verschil met een echte database zit in wat er gebeurt als het groeit. Een database legt vast welke gegevens erin horen en hoe ze samenhangen. In Excel mag iedereen overal alles typen, en dat gaat goed tot er meer mensen en meer gegevens bij komen.

7 signalen dat je Excel ontgroeid bent

Je bent Excel ontgroeid als het bestand meer tijd kost aan zoeken en controleren dan aan het eigenlijke werk. Deze zeven signalen zie je in de praktijk het vaakst. Eén signaal is nog geen reden om iets te veranderen; bij drie of vier is het tijd om er serieus naar te kijken.

1. Meerdere mensen moeten tegelijk in hetzelfde bestand

Samen in één Excel-bestand werken kan, maar alleen onder voorwaarden. Volgens Microsoft moet het bestand daarvoor op OneDrive of SharePoint Online staan, in .xlsx-formaat, en moet iedereen een recente versie van Excel gebruiken. Opent één collega het in een oudere versie, dan staat het voor de anderen op slot. De oudere functie voor gedeelde werkmappen geldt bij Microsoft als verouderd. Als mensen elkaar moeten appen met "ben jij nog in het bestand?", werkt Excel als database al niet meer.

2. Niemand weet welk bestand het juiste is

Een bestand dat door meerdere handen gaat, krijgt kopieën. Iemand slaat het op zijn bureaublad op om even rustig te werken, een ander mailt een versie door. Daarnaast komt steeds dezelfde vraag terug: waar stond dat bestand ook alweer? Zeker als er meerdere mensen in een team werken, gaat er zo elke week tijd verloren aan zoeken en vergelijken.

3. Het bestand groeit harder dan je dacht

Een Excel-bestand wordt bijna altijd groter dan je vooraf had bedacht. Er komen tabbladen bij, en regels die er twee keer in staan omdat twee mensen hetzelfde hebben toegevoegd. Op een gegeven moment zie je dingen over het hoofd en heb je juist geen overzicht meer, terwijl dat de reden was om het bij te houden.

In het uiterste geval loop je tegen de grens van het bestand zelf aan. Een werkblad heeft volgens Microsoft ruim een miljoen rijen, en die haal je in het MKB zelden. Bij oudere bestandsformaten ligt die grens veel lager. Public Health England gebruikte in 2020 zo'n oud formaat voor coronatestuitslagen, met ongeveer 65.000 rijen per bestand. Volgens The Conversation ontbraken daardoor 16.000 positieve tests in de dagelijkse cijfers.

4. Er staan formules in die niemand meer durft aan te passen

Als er één collega is die het bestand begrijpt, en de rest er liever vanaf blijft, ben je afhankelijk van die ene persoon. Gaat hij op vakantie of vertrekt hij, dan weet niemand meer waarom die ene cel rood wordt of waar dat totaal vandaan komt. Fouten in spreadsheets zijn daarbij gewoner dan je zou denken. Ray Panko zette in 2000 onderzoeken op een rij: in audits vanaf 1997 bleek 91% van de 54 onderzochte spreadsheets fouten te bevatten. Dat is een kleine groep, maar ook in experimenten maakte ervaring weinig verschil in hoeveel fouten mensen maakten.

5. Niet iedereen die het nodig heeft, kan erbij

Een Excel-bestand staat ergens, en wie geen toegang heeft tot die plek, kan er niet mee werken. Dat valt pas op als er iemand nieuw begint of als een collega van buiten de organisatie mee moet kijken. Hieronder staat een voorbeeld van hoe dat in de praktijk uitpakt.

6. Je houdt gegevens bij met veel velden over meerdere dagen

Zodra je per persoon of per meting gegevens over meerdere dagen bijhoudt, gaat Excel wringen. Je voegt per dag kolommen toe of kopieert tabbladen, en na een paar weken is het lastig om alles over één persoon of één meting bij elkaar te zien. Een database is juist gebouwd om zulke gegevens aan elkaar te koppelen, zodat je met één klik ziet wat er bij elkaar hoort.

7. Er hangen geldzaken of gevoelige gegevens van af

Hoe belangrijker de gegevens, hoe groter het risico van een vrij invulbaar bestand. Een tikfout in een boodschappenlijstje maakt niet uit. Een tikfout in je boekhouding of in onderzoeksgegevens wel. Software die gemaakt is voor dat ene doel, zoals een boekhoudpakket, kan controleren wat je invult. In Excel ligt die controle helemaal bij jou.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij een grote onderzoeksinstelling zag ik hoe veel werk in Excel werd bijgehouden, en waar dat misging. Nieuwe medewerkers hadden in hun eerste periode nog geen toegang tot de Microsoft-omgeving van de organisatie, en konden dus niet bij de bestanden. De oplossing was een laptop die van de ene medewerker naar de andere ging, zodat iedereen om de beurt kon invullen.

Dat was onhandig, en het kostte vooral veel tijd. Mensen moesten op elkaar wachten, en wie de laptop had, was even de enige die kon werken. Het probleem zat daarbij niet in de mensen. Het bestand was alleen bereikbaar voor wie al helemaal was ingericht, terwijl er juist ook nieuwe collega's mee moesten werken.

Wanneer Excel prima volstaat

Excel volstaat prima voor iets simpels waarbij het niet uitmaakt of iedereen er altijd bij kan. Denk aan een lijst die één persoon voor zichzelf bijhoudt, of een eerste opzet om te ontdekken welke gegevens je eigenlijk nodig hebt. Daar is Excel snel en flexibel, en een eigen systeem zou alleen maar in de weg zitten.

Ook als je informatie bijhoudt van heel verschillende soorten, die niet met elkaar samenhangen, is Excel vaak de handigste keuze. Een database helpt vooral als gegevens steeds op dezelfde manier terugkomen en aan elkaar gekoppeld moeten worden. Zolang dat niet zo is, hoef je niets te veranderen.

Wat doe je als je de signalen herkent?

Begin met stilstaan bij waarom je Excel eigenlijk gebruikt. Wat vind je er fijn aan, en waar loop je echt tegenaan? Vraag dat ook aan de collega's die elke dag in het bestand werken, want zij weten waar het knelt. Vaak is het antwoord op de eerste vraag iets wat je wilt houden: dat je snel iets kunt toevoegen, of dat je alles op één scherm ziet.

Kijk daarna per bestand wat erin staat. Een bestand met geldzaken of onderzoeksgegevens verdient software die echt voor dat doel bedoeld is. Soms bestaat die al, zoals een boekhoudpakket, en is overstappen de verstandigste stap. Soms is het werk zo eigen aan je organisatie dat een standaardpakket niet past. Dan is een eigen systeem het overwegen waard. Daarin kun je het fijne van Excel terugbrengen en een groot deel van de frustratie en de risico's wegnemen.

Van Excel naar software die bij je werk past

Een eigen systeem hoeft niet alles in één keer te vervangen. Meestal hoeft er niets weg: je houdt je boekhoudpakket, en het bestand waar iedereen in werkt wordt een eenvoudige webapplicatie waar je met meerdere mensen tegelijk in kunt, ook nieuwe collega's. Hoe dat bij ons verloopt, lees je bij Excel vervangen door software. We komen eerst kijken waar het werk gebeurt en wie er met de bestanden werkt, en daarna bouwen we in stappen van drie weken. Na elke stap beslis je zelf of we doorgaan. Twijfel je nog of het bij jou al zover is, plan een digitaal koffietje; dat is twintig minuten en gratis.