Van order in de mail tot bevestiging, zonder overtypen
Een vaste klant mailt zijn bestelling als pdf. Iemand typt hem over, zoekt de klantprijs op in een Excel en belt het magazijn. In dit voorbeeld laten we zien waar dat vastloopt en hoe wij het zouden bouwen.
Je spreekt Arthur, je eerste aanspreekpunt. Gratis, twintig minuten, online.
Het bedrijf in dit voorbeeld
Een technische groothandel met zo'n 60 mensen, die onderdelen levert aan garages en werkplaatsen. Een binnendienst van zes verwerkt de orders, het magazijn pickt en verstuurt. Vaste klanten bestellen per mail, sommige via de webshop. Het bedrijf is verzonnen, net als de klanten en de tijden in de video.
Wat we vaak tegenkomen
Van melding tot factuur gaat dezelfde informatie door veel handen. Zo loopt het meestal.
Orders komen binnen als pdf
Vaste klanten mailen hun bestelling als bijlage of gewoon in de tekst.
De binnendienst typt ze over
Regel voor regel het ERP in, met het risico op een verkeerd artikelnummer of aantal.
Klantprijzen staan in een Excel
Kortingen, staffels en nettoprijzen per klant worden opgezocht in een bestand naast het ERP.
Voorraad navragen bij het magazijn
Of iets op voorraad is, weet de binnendienst pas na een belletje of een loopje.
De bevestiging gaat met de hand
Als iemand eraan denkt, en zonder te zeggen wat later komt.
Klanten bellen over hun levering
En de binnendienst zoekt het op, keer op keer.
Waarom dat niet goed werkt
Iedereen doet zijn best. Het probleem zit in de overdrachten, niet in de mensen.
Overtypen kost tijd en maakt fouten
Een verkeerd artikelnummer of aantal merk je pas als de klant het verkeerde krijgt, of als de factuur niet klopt.
De prijs hangt af van wie het opzoekt
Staan afspraken in een Excel naast het ERP, dan klopt een order of factuur niet altijd met wat er is afgesproken.
De klant weet niet waar hij aan toe is
Zonder bevestiging met levertijd belt hij. Dat kost de binnendienst tijd die ze aan orders had kunnen besteden.
Drukte betekent achterstand
Als orders met de hand gaan, groeit het werk met elke nieuwe klant mee. Er komt geen ruimte bij zonder iemand erbij.
Zo zouden wij het bouwen
Eén flow, van melding tot factuur. Dit is ook wat je in de video ziet, stap voor stap.
- Stap 1
De order wordt zelf uitgelezen
De pdf of de mail wordt omgezet naar orderregels en gecontroleerd tegen de artikelen in het ERP. Een vervallen artikel krijgt de opvolger voorgesteld.
Koppelingen - Stap 2
Met de afgesproken klantprijzen
Kortingen, staffels en nettoprijzen staan op één plek, die het ERP en de webshop allebei gebruiken.
Excel vervangen - Stap 3
Voorraad gecheckt in het magazijn
Per regel zie je of het er is en waar het ligt. Is iets deels op voorraad, dan komt er een voorstel voor een nalevering.
Koppelingen - Stap 4
De order staat in het ERP
De order gaat vanzelf het ERP in en de picklijst naar het magazijn. Past iets niet, dan staat het in een logboek voor de binnendienst.
Koppelingen - Stap 5
Bevestiging met levertijd
De klant krijgt meteen een bevestiging: wat er vandaag komt, wat later volgt en welke artikelen vervangen zijn.
Webapplicatie - Stap 6
De klant volgt het zelf
In zijn eigen portaal ziet de klant zijn orders, leveringen en facturen, en bestelt hij een vaste order opnieuw met één klik.
Klantportaal
Niet alles in één keer
We zouden beginnen met het uitlezen van orders en de koppeling met het ERP, omdat daar het meeste overtypen zit. De binnendienst controleert in het begin elke order nog, tot het uitlezen zich bewezen heeft.
Daarna komen de klantprijzen op één plek en de automatische bevestiging, en als laatste het klantportaal. Na elke sprint van drie weken beslis je zelf of we doorgaan.
Voor en na
Hetzelfde werk, zonder de omweg.
Een order verwerken
Nu: Pdf openen en regel voor regel overtypen
Daarna: Wordt uitgelezen en gecontroleerd tegen het ERP
De juiste prijs
Nu: Opzoeken in de Excel met afspraken
Daarna: Klantprijzen op één plek, voor ERP en webshop
Voorraad
Nu: Het magazijn bellen
Daarna: Per regel zichtbaar, met een voorstel bij een tekort
Bevestigen
Nu: Met de hand, als iemand eraan denkt
Daarna: Meteen, met levertijd en nalevering
Vragen over leveringen
Nu: De klant belt, de binnendienst zoekt het op
Daarna: De klant ziet het in zijn portaal
Wat we bij jullie eerst uitzoeken
Elk bedrijf loopt net anders. In de Impact Analyse zoeken we in twee weken uit wat er bij jullie speelt, en je krijgt een voorstel met prijs.
Over de Impact Analyse- Welk ERP en welke webshop jullie gebruiken, en wat die toelaten aan koppelingen.
- Hoe orders nu binnenkomen: welke klanten mailen, in welk formaat, en hoeveel per dag.
- Waar de prijsafspraken nu staan, en hoeveel tijd het verwerken van orders jullie kost.
Waar dit voorbeeld uit bestaat
- KoppelingenWat in het ene systeem staat, hoeft niet met de hand het andere in. Wij maken koppelingen tussen je systemen en houden ze na oplevering bij.
- KlantportaalKlanten bellen en mailen om te vragen hoe het ervoor staat. Wij bouwen een klantportaal waar ze inloggen en het zelf zien, ook op hun telefoon.
- Excel vervangenLoopt er een Excel naast je systeem mee? Wij vervangen dat bestand door software waarin iedereen met dezelfde gegevens werkt, je oude data inbegrepen.
- WebapplicatieEén plek waar het werk staat, die iedereen in de browser opent. Wij bouwen webapplicaties rond hoe jullie werken, en houden ze na oplevering bij.
In twintig minuten weet je of het past
Jij vertelt waar het vastloopt. Wij stellen vragen en zeggen eerlijk of we dit eerder zijn tegengekomen. Past het niet, dan zeggen we dat ook.
Je spreekt Arthur, je eerste aanspreekpunt. Gratis, twintig minuten, online.
