Van storingsmelding tot factuur, op dezelfde dag
Een storing komt binnen, een monteur lost hem op, en weken later gaat pas de factuur de deur uit. In dit voorbeeld laten we zien waar dat vastloopt en hoe wij de hele keten zouden bouwen.
Je spreekt Arthur, je eerste aanspreekpunt. Gratis, twintig minuten, online.
Het bedrijf in dit voorbeeld
Een installatiebedrijf met zo'n 45 mensen: 30 monteurs op de weg, een binnendienst van vier en een eigen boekhouder. Ze doen storingen, onderhoud en kleine projecten bij bedrijven en instellingen in de regio. Het bedrijf is verzonnen, net als de klanten en de tijden in de video.
Wat we vaak tegenkomen
Van melding tot factuur gaat dezelfde informatie door veel handen. Zo loopt het meestal.
De melding komt binnen via de telefoon
De binnendienst schrijft het op een briefje of in een mail aan zichzelf.
De planning staat op het bord
Wie waar heen gaat, staat op het whiteboard op kantoor. Onderweg ziet niemand het.
De monteur krijgt een appje
Adres en klacht gaan via WhatsApp, los van de rest van het dossier.
De werkbon is van papier
Hij gaat mee in de bus en komt aan het eind van de week terug, als hij niet zoek is.
Kantoor typt de bon over
Uren en materiaal gaan met de hand de boekhouding in, met de typfouten die daarbij horen.
De klant belt om te vragen hoe het staat
En kantoor moet de monteur bellen om het antwoord te weten.
Waarom dat niet goed werkt
Iedereen doet zijn best. Het probleem zit in de overdrachten, niet in de mensen.
Dezelfde informatie gaat vijf keer over
Van telefoon naar briefje, naar bord, naar app, naar papier, naar de boekhouding. Elke overdracht is een kans op een fout of een vertraging.
Kantoor weet pas iets als de bon terug is
Tot die tijd is het werk gedaan, maar voor kantoor en klant onzichtbaar. Dus wordt er gebeld.
Factureren loopt achter op het werk
Het werk van deze week wordt pas gefactureerd als alle bonnen binnen en overgetypt zijn. Het geld komt later binnen dan nodig.
De kennis zit in hoofden
Welke ketel er hangt en wat er vorig jaar mis was, weet de monteur die er toen was. Gaat iemand anders, dan begint die opnieuw.
Zo zouden wij het bouwen
Eén flow, van melding tot factuur. Dit is ook wat je in de video ziet, stap voor stap.
- Stap 1
De melding wordt zelf uitgelezen
Een mail of het formulier op de site wordt automatisch omgezet naar een storing: klant, adres, installatie en urgentie staan er meteen in.
Koppelingen - Stap 2
Klant en installatie erbij, met de historie
De storing hangt meteen aan het dossier van de klant. Eerdere storingen en onderhoud staan erbij, met een tip voor de monteur.
Webapplicatie - Stap 3
Ingepland bij de juiste monteur
Op het planbord ziet de binnendienst wie in de buurt is en wie deze installatie kent. Kantoor en monteurs zien hetzelfde bord.
Webapplicatie - Stap 4
Afgerond op locatie
De monteur rondt de klus af op zijn telefoon: foto's, materiaal, uren en een handtekening. Ook als er in de kelder geen bereik is.
Bedrijfsapp - Stap 5
De factuur komt uit de werkbon
Uren en materiaal staan klaar als factuurconcept en gaan met één klik naar het boekhoudpakket dat jullie al hebben.
Koppelingen - Stap 6
De klant ziet het meteen
De klant krijgt bericht dat de storing verholpen is en vindt de werkbon met foto's in zijn eigen portaal.
Klantportaal
Niet alles in één keer
We zouden niet alles in één keer bouwen. In de eerste sprint komen de werkbon-app en de koppeling met de boekhouding, omdat daar de meeste vertraging zit en monteurs er meteen iets aan hebben.
Daarna volgen het planbord en het uitlezen van meldingen, en als laatste het klantportaal. Na elke sprint van drie weken beslis je zelf of we doorgaan.
Voor en na
Hetzelfde werk, zonder de omweg.
Een storing aannemen
Nu: Opschrijven en later overtypen
Daarna: Wordt uitgelezen en staat meteen in het dossier
Een monteur inplannen
Nu: Whiteboard en een appje
Daarna: Planbord dat kantoor en monteurs allebei zien
Een klus afronden
Nu: Papieren bon, mee in de bus
Daarna: Op de telefoon, met foto's en handtekening
Factureren
Nu: Wachten op de bon en dan overtypen
Daarna: Factuurconcept uit de werkbon, naar de boekhouding
De klant op de hoogte houden
Nu: De klant belt, kantoor belt de monteur
Daarna: Bericht bij afronding en de werkbon in het portaal
Wat we bij jullie eerst uitzoeken
Elk bedrijf loopt net anders. In de Impact Analyse zoeken we in twee weken uit wat er bij jullie speelt, en je krijgt een voorstel met prijs.
Over de Impact Analyse- Welk boekhoud- en planningspakket jullie gebruiken, en wat die toelaten aan koppelingen.
- Hoe monteurs nu echt werken: we lopen een dag mee en kijken welke stap altijd wordt overgeslagen.
- Wat de vertraging tussen werk en factuur jullie nu kost, zodat je weet of het de investering waard is.
Waar dit voorbeeld uit bestaat
- BedrijfsappDe monteur schrijft het op, kantoor typt het over. Wij bouwen een app waarmee je mensen hun werk ter plekke afronden, op iPhone en Android.
- KoppelingenWat in het ene systeem staat, hoeft niet met de hand het andere in. Wij maken koppelingen tussen je systemen en houden ze na oplevering bij.
- KlantportaalKlanten bellen en mailen om te vragen hoe het ervoor staat. Wij bouwen een klantportaal waar ze inloggen en het zelf zien, ook op hun telefoon.
- WebapplicatieEén plek waar het werk staat, die iedereen in de browser opent. Wij bouwen webapplicaties rond hoe jullie werken, en houden ze na oplevering bij.
In twintig minuten weet je of het past
Jij vertelt waar het vastloopt. Wij stellen vragen en zeggen eerlijk of we dit eerder zijn tegengekomen. Past het niet, dan zeggen we dat ook.
Je spreekt Arthur, je eerste aanspreekpunt. Gratis, twintig minuten, online.
